Activer l'intranet d'une ressource et lui communiquer ses accès

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Bien renseigner la fiche ressource du collaborateur

Avant d'activer l'intranet d'une ressource sur BoondManager, assurez-vous :

• qu'un email est renseigné sur le champ « Email 1 » de la ressource. Cet email sera utilisé pour les emailing, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences. Assurez-vous que cet email soit consulté par la ressource !
  
  

  Ressources > fiche Ressource > onglet information > champs "email 1"

• d'avoir renseigné les données contractuelles de la ressource (type de contrat, date de début, "salaire", frais anticipés…). Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton « Nouveau Contrat » et renseignez les données contractuelles.
  Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles car elles vont permettre de définir le CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets.
  
  

  Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif > bouton créer un contrat RH
  ( cf aide en ligne : Créer une ressource de A à Z)

  Affecter les projets au collaborateur 

• Votre ressource doit être bien affectée à ses projets en cours pour qu’elle puisse pointer ses temps et frais. Une ressource peut être affectée à plusieurs projets simultanément si elle n'est pas à plein temps sur ces derniers.
  Pour cela, allez sur le/les projets concernés pour l'affecter.
  
  

  Projet > Fiche Projet > onglet Prestations > Appuyez sur le bouton + > Sélectionnez la ressource

  Pour vérifier que vos ressources soient bien affectées à un projet, utilisez les plans de charge dans le module Rapport D'activité !

  Configurer l'interface Administrateur

Pour effectuer cette vérification, il faut avoir un accès Administrateur. 

Depuis l'interface Administrateur > Agence Juridique > Onglet Activité & frais vous pouvez configurer : 

1. Une date de relance à partir de laquelle les collaborateurs doivent pointer leur Temps et/ou leur Frais
2. Les circuits de validation des Temps et Frais (et plus bas : des demandes d'absences). Dans ces tableaux, vous pouvez indiquer un ou plusieurs managers, l'ordre chronologique étant du haut vers le bas 
3. Les type d'activités et de frais sur lesquelles le collaborateur pointe ses temps et frais 
4. Le logo qui apparaitra sur les CRA
5. Le/les barèmes kilométrique ainsi que les différents frais 

Une fois que toutes les vérifications sont effectuées, nous pouvons nous lancer.

Sur la fiche Ressource

L'email est bien configuré. Cliquez sur la roue crantée de Configuration et allons-y ! 

Sur la fiche configuration de la ressource

1. 1. Pour activer l'intranet, cochez la checkbox
   2. Vérifiez ou modifiez le Login du collaborateur et attribuez-lui un premier mot de passe.
      - Pas défaut l'outil propose l'email1 du collaborateur
      - Lorsque vous lui partagerez ses accès, votre collaborateur pourra changer directement son mot de passe.
      - Vous pouvez à tout moment réinitialiser le login en cliquant sur "réinitialiser le login et mot de passe"
   3. Par défaut, l'outil propose que la ressource puisse pointer ses temps et frais à partir du mois de sa "date d'embauche". Si vous souhaitez qu'elle pointe à partir d'un autre mois, sélectionnez "A définir" et définissez le mois désiré.
   4. Par défaut, le circuit de validation est celui défini dans le paramétrage de l'agence, cependant vous pouvez choisir un circuit de validation personnalisé pour cette ressource (en ajoutant/supprimant/réorganisant des validateurs).
      (Le paramètrage de base est défini dans : Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques Temps, Frais et Demandes d'absences > sous-rubrique Circuit de validation par défaut) 
   5. Vous avez le choix de laisser l'intranet en français ou de le basculer en anglais et de choisir le fuseau horaire de votre ressource. 
   6. Cette configuration permet de choisir quels documents seront automatiquement générés chaque mois.
      (La date de création est configurable dans votre Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques Temps et Frais > Champ "Date de création des documents et de mailing aux ressources").
      
   7. Vous pouvez ici configurer le.s type.s d'absence.s autorisées pour chaque ressource. Par défaut l'utilisateur peut déclarer n'importe quel type d'absence configurés dans le paramètrage. 
      

      IMPORTANT !

      Pour les ressources Externes, pensez à bien sélectionner le.s type.s absence.s autorisée.s. sinon elles risqueraient de pouvoir déclarer des CP, RTT etc.

   8. Autoriser ou non la saisie d'activité exceptionnelle pour ce collaborateur. Une fois activé, un tableau "Activité Exceptionnelle" apparaîtra en dessous du tableau "Activité Normale".
      Il vous est possible d'autoriser l'utilisateur à cocher une case indiquant qu'il souhaite récupérer suite à l'activité exceptionnelle saisie. 
      
   9. Enregistrez et passons à la communication des accès ! Cliquez sur "Partager les accès" 

 Anomalies fréquentes

1. Vous avez un message d'erreur indiquant que le login existe déjà ?
   → Boond compte plus de 1000 ESN clientes, il se peut donc que votre collaborateur externe ait déjà un intranet Boond 
   Dans ce cas, il vous suffit de choisir un login différent de son adresse email comme : nom.prénom ou encore votresociete.nom
   Vous pouvez lire la documentation dans la F.A.Q : le login existe déjà 

Une fois que vos ressources disposent d'un intranet actif, vous allez pouvoir leur communiquer les accès pour qu'ils puissent pointer leur temps, leur frais et faire leur demande d'absence.

Partage de la fiche  

1. Choisissez votre ressource dans la liste déroulante.
2. Vérifiez le corps du message, celui-ci est un modèle par défaut que vous pouvez modifier dans vos paramétrages.
   

   Administration > Paramètres Globaux > onglet Partager

3. Cette encoche vous permet de vous envoyer une copie du partage par mail à votre adresse. 
   
4. Cliquez sur le bouton de partage pour envoyer votre message et c'est terminé ! Bravo !

Créer en masse vos accès intranet  

Vous pouvez activer ou désactiver en masse les intranets de vos ressources. Pour cela, il vous faudra télécharger l'App IntranetAccount avec l'aide de votre administrateur.

Administration > Apps/MarketPlace > IntranetAccount > puis activer la fonctionnalité aux managers concernés en vous rendant sur le compte manager

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation d'IntranetAccount pour plus d'information !

Communiquer en masse vos accès intranet  

Vous pouvez communiquer en masse les accès intranet de vos ressources.Pour cela il faudra télécharger l'App Emailing avec l'aide de votre administrateur.

Administration > Apps/MarketPlace > Emailing

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation d'Emailing pour plus d'informations !