Créer l'intranet d'une ressource et lui communiquer ses accès

Afin que vos ressources puissent pointer leurs temps, frais et absences il est nécessaire de leur donner accès à l'intranet. Voici la démarche à réaliser. 

Sommaire

Avant de créer l'accès intranet de votre ressource

 

Bien renseigner la fiche ressource du collaborateur

Avant d'activer l'intranet d'une ressource sur BoondManager, assurez-vous :

  • qu'un email est renseigné sur le champ « Email 1 » de la ressource. Cet email sera utilisé pour les emailing, la validation ou le refus des fiches de temps, des notes de frais et des demandes d’absences. Assurez-vous que cet email soit consulté par la ressource !

    Ressources > fiche Ressource > onglet information > champs "email 1"

  • d'avoir renseigné les données contractuelles de la ressource (type de contrat, date de début, "salaire", frais anticipés…). Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton « Nouveau Contrat » et renseignez les données contractuelles.
    Il est essentiel de bien renseigner les données contractuelles car elles vont permettre de définir le CJM Contrat (Coût Journalier Moyen Contrat) utile pour calculer le coût d'intervention journalier moyen des Ressources utilisé sur les Besoins et Projets.

    Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif > bouton créer un contrat RH
    ( cf aide en ligne : Créer une ressource de A à Z)

    Affecter les projets au collaborateur 

  • Votre ressource doit être bien affectée à ses projets en cours pour qu’elle puisse pointer ses temps et frais. Une ressource peut être affectée à plusieurs projets simultanément si elle n'est pas à plein temps sur ces derniers.
    Pour cela, allez sur le/les projets concernés pour l'affecter.

    Projet > Fiche Projet > onglet Prestations > Appuyez sur le bouton + > Sélectionnez la ressource

    Pour vérifier que vos ressources soient bien affectées à un projet, utilisez les plans de charge dans le module Rapport D'activité !

Configurer et activer l'intranet de votre ressource 

Une fois que toutes les vérifications sont effectuées, nous pouvons nous lancer.

Sur la fiche Ressource

 

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Cliquez sur la roue crantée de Configuration et allons-y ! 

Sur la fiche configuration de la ressource

    1. Pour activer l'intranet, cochez la checkbox
    2. Par défaut, l'outil propose que la ressource puisse pointer ses temps et frais à partir du mois de sa "date d'embauche". Si vous souhaitez qu'elle pointe à partir d'un autre mois, sélectionnez "A définir" et définissez le mois désiré.
    3. Cette configuration permet de choisir quels documents seront automatiquement générés chaque mois.
      (La date de création est configurable dans votre Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques Temps et Frais > Champ "Date de création des documents et de mailing aux ressources").

    4. Autoriser ou non la saisie d'activité exceptionnelle pour ce collaborateur. Une fois activé, un tableau "Activité Exceptionnelle" apparaîtra en dessous du tableau "Activité Normale".
      Il vous est possible d'autoriser l'utilisateur à cocher une case indiquant qu'il souhaite récupérer suite à l'activité exceptionnelle saisie. 

    5. Par défaut, le circuit de validation est celui défini dans le paramétrage de l'agence, cependant vous pouvez choisir un circuit de validation personnalisé pour cette ressource (en ajoutant/supprimant/réorganisant des validateurs).
      (Le paramètrage de base est défini dans : Interface Administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubriques TempsFrais et Demandes d'absences > sous-rubrique Circuit de validation par défaut) 

    6. Vous pouvez ici configurer le.s type.s d'absence.s autorisés pour chaque ressource. Par défaut l'utilisateur peut déclarer n'importe quel type d'absence configurés dans le paramètrage. 

    7. Vérifiez ou modifiez le Login du collaborateur et attribuez-lui un premier mot de passe.
      - Pas défaut l'outil propose l'email1 du collaborateur
      - Lorsque vous lui partagerez ses accès, votre collaborateur pourra changer directement son mot de passe.
    8. Le bouton Reset permet de modifier le login et mot de passe du collaborateur
    9. Enregistrez et passons à la communication des accès ! Cliquez sur la bulle de partage.

 

Communiquer les accès à votre ressource

Une fois que vos ressources disposent d'un intranet actif, vous allez pouvoir leur communiquer les accès pour qu'ils puissent pointer leurs temps, leurs frais et faire leurs demandes d'absence.

Partage de la fiche  

  1. Choisissez votre ressource dans la liste déroulante.
  2. Vérifiez le corps du message, celui-ci est un modèle par défaut que vous pouvez modifier dans vos paramétrages.
    (Interface Administrateur > Paramétrage des données globales > onglet Partage des fiches > modifiez le texte "Email type du partage des accès d'une Fiche Ressource" et enregistrez).

  3. Cette encoche vous permet de vous envoyer une copie du partage par mail à votre adresse. 

  4. Cliquez sur la bulle de partage pour envoyer votre message et c'est terminé ! Bravo !

 

Pour aller plus loin 

Créer en masse vos accès intranet  

Vous pouvez activer ou désactiver en masse les intranets de vos ressources. Pour cela, il vous faudra télécharger l'App IntranetAccount avec l'aide de votre administrateur.
(Interface Administrateur > MarketPlace > IntranetAccount > Installez puis activez la fonctionnalité aux managers concernés en vous rendant sur leur fiche manager)

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation d'IntranetAccount pour plus d'information !

Communiquez en masse vos accès intranet  

Vous pouvez communiquer en masse les accès intranet de vos ressources.Pour cela il faudra télécharger l'App Wemailing avec l'aide de votre administrateur.
(Interface Administrateur > MarketPlace > Wemailing > Installez puis activez la fonctionnalité aux managers concernés en vous rendant sur leur fiche manager)

Visionnez le tutoriel prévu à l'utilisation de Wemailing pour plus d'informations !

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tel: (+33) 03 62 27 61 05

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