Créer et gérer un projet interne

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Un projet interne peut s'apparenter à un projet au forfait dans la mesure où vous n'êtes pas obliger d'y affecter des ressources dès sa création. Vous pouvez tout de même y affecter des ressources en créant, prolongeant et arrêtant des prestations ou vous servir uniquement du tableau d'investissement additionnel.

Ainsi, dans la configuration par défaut de BoondManager, un projet interne est apparenté à un projet de type forfait.

Interface Administrateur > Paramètrage des données globales > Onglet Globale > Section Type de besoin/projet

Voici les différentes étapes à suivre pour créer votre projet interne.

Créer votre société dans la CRM

Dans Boond, chaque projet est rattaché à un contact CRM lui-même rattaché à une société. Pour le projet interne, le fonctionnement est le même. La première étape est donc de créer votre société et un contact.

Pour cela, rendez-vous sur le module CRM et cliquez sur le bouton +, renseignez les champs, enregistrez et créez votre contact grâce à l'onglet contact ou au bouton raccourci en haut de la fiche société.

Créer votre projet interne 

Une fois votre contact créé, rendez-vous sur l'onglet projet de la fiche société, cliquez sur le bouton + et choisissez la typologie "projet interne" puis renseignez un titre de besoin.

Bravo, vous avez fait la moitié du chemin pour créer efficacement votre projet interne !

Onglet information

Désormais et comme pour tout autre projet dans Boond, il va falloir le qualifier :

• Indiquez un titre de projet
• Précisez les bonnes dates (n'hésitez pas à voir large sur la date de fin)
• Vérifier le lieu de la prestation (facultatif)
• Insérez, si vous le souhaitez, des documents

Enregistrez et dirigez-vous vers l'onglet prestation.

Onglet prestation

Comme pour un projet classique, l'onglet prestation vous permet soit :

- d'affecter des ressources
- d'ajouter de l'investissement additionnel

Créer une ou plusieurs prestations

Si votre but est de mesurer les coûts exacts de votre projet au interne, alors le mieux est de créer une prestation pour chaque ressource qui y est affectée. Ainsi votre ressource pourra pointer des temps et frais sur le projet et vous pourrez suivre les coûts de production avec précision.

Pour cela, cliquez sur le bouton + sélectionnez "affecter des ressources sur le projet" et dites oui. Vous n'avez plus qu'à choisir les ressources affectées au projet.

Une fois la ligne de prestation créée, qualifiez-la en cliquant dessus puis indiquez :

• La période de la prestation (pour rappel, cela permettra à vos ressources de pointer des temps et frais sur toute la durée de la prestation),
• Le tarif de projet journalier à zéro car vous ne facturez pas,
• Le nombre de jour vendu pour vous donner une première estimation du coût du projet,
• Le CJM de la ressource, qui est normalement remontée automatiquement depuis son contrat RH
  Si ce n'est pas le cas, c'est que vous n'avez pas renseigné de contrat RH dans Boond, cliquez sur votre ressource et corrigez le tire en allant dans son onglet administratif pour y ajouter son contrat en indiquant bien son salaire ou TJM. 

Enregistrez. Vous obtenez votre résumé financier, comme ceci : 

Vous retrouvez :

1. Chacune de vos prestations qualifiées ; 
2. La synthèse financière de l'ensemble des prestations reliées au projet.
   Attention : selon votre paramétrage (Administrateur > Paramètrage des données globales > Onglet Besoins/Projets)
   Si vous optez pour le taux de marque (calculé sur le CA) votre rentabilité sera de 0%
   Si vous optez plutôt pour le taux de marge (calculé sur les coûts), votre rentabilité sera de -100%

Créer de l'investissement additionnel

Si vous ne souhaitez pas indiquer ressource par ressource les coûts, vous pouvez simplement décider d'un budget et l'imputer sur votre projet interne grâce au tableau de CA & investissements additionnels en cliquant sur "+Ajouter des CA/investissements additionnels" sous le tableau de résumé financier.

Vous n'avez plus qu'à compléter le tableau et imputer votre coût dans la colonne Invest. HT. 

Vous pouvez suivre vos projets internes directement dans le projet concerné, ou encore dans vos rapports d'activité.

Sur la fiche projet 

Onglet consommation 

L'onglet consommation vous permet de voir en un coup d'oeil où vous en êtes sur votre projet.

Vous y retrouvez :

1. La synthèse de vos coûts signés (correspondant au résumé financier de vos prestations), de vos coûts de production (grâce aux temps et frais remontés par le collaborateur) et du coût de vos achats s'il y en a.
   N.B:Le coût de production diffère du coût de la ressource, car il reprend également les frais déclarés par le collaborateur. 
2. Les temps consommés sont les temps remontés dans la feuille de temps de votre collaborateur
3. Le coût de production reprend les temps remontés multiplié au CJM de la ressource mais aussi les frais remontés.

Onglet Facturation

Cette onglet ne vous sera d'aucune utilité pour les projets internes car vous ne facturez rien. Ainsi, vous ne créez ni de commande, ni de facture associée.

Dans le module Reporting

Rendez-vous dans le module Reporting > vue Projet. Vous pouvez directement filtrer sur votre projet en indiquant les 3 premières lettres dans la case du filtre concerné, le choisir dans la liste déroulante et appuyer sur le bouton +.

Choisissez ensuite les indicateurs qui vous semblent les plus pertinent dans votre suivi.

Bravo vous avez toutes les clés en main pour créer et suivre vos projets internes dans BoondManager !