📺 Configurer et gérer les décomptes de congés de vos ressources

Vous souhaitez :

  • GĂ©rer les dĂ©comptes de CongĂ©s PayĂ©s/RTT/... de vos Ressources dans BoondManager ? 
  • Faciliter la gestion des demandes d'absences ? 

Alors ce tutoriel est fait pour vous !

 

Sommaire

Créer & Paramétrer le comportement de vos décomptes

Cette Ă©tape est indispensable si vous souhaitez pouvoir suivre les dĂ©comptes d'absences de vos ressources. Elle permet Ă  BoondManager de savoir quels types d'absence vous souhaitez suivre et comment est-ce que vous souhaitez faire Ă©voluer ces dĂ©comptes. 

Pour cela, il vous faut vous rendre dans l'interface administrateur > onglet Agences Juridiques > ouvrir l'agence juridique concernĂ©e * > onglet Temps, Frais & Absences > rubrique DĂ©comptes d'absences

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Il faudra penser Ă  rĂ©pĂ©ter cette Ă©tape sur l'ensemble des agences juridiques concernĂ©es (ou Ă  sĂ©lectionner dans la liste dĂ©roulante en bas de page la ou les autres agence.s sur lesquelles vous souhaitez recopier ces informations. N'oubliez pas d'Enregistrer).

A. Paramètre généraux

 Voici quelques informations qui vous aideront Ă  configurer cette partie.

Autoriser les ressources à accéder à leurs décomptes

Si vous cochez cette case, vos collaborateurs ayant un accès intranet (ou manager) verront un onglet DĂ©comptes dans la rubrique Ma fiche. Celui-ci leur permettra d'accĂ©der aux dĂ©comptes en cours (ils ne verront pas les compteurs passĂ©s)

Egalement, si vous les autorisez Ă  accĂ©der Ă  leurs dĂ©comptes, il verront directement sur les fiches demande d'absences les quotas concernĂ©s par leur demande. Cela leur permettra d'avoir un visuel direct sur leur solde RĂ©el et PrĂ©visionnel avant de vous les soumettre.

Masquer les alertes de dépassements de quotas

Par dĂ©faut, l'outil crĂ©era les alertes suivantes : 

  • Sur les feuilles de temps : pour alerter lorsque le nombre d'absences consommĂ©es dĂ©passe le solde autorisĂ©
  • Sur les demandes d'absences : pour alerter lorsque le nombre d'absences demandĂ©es dĂ©passe le solde autorisĂ©

Si vous ne souhaitez pas que ces alertes soient affichĂ©es, alors il vous suffit de cocher cette checkbox.

Le solde autorisé est par défaut le solde Acquis mais si vous choisissez de différencier l'en cours d'acquisition de l'acquis, vous pouvez définir que vos ressources ont le droit de consommer le solde en cours d'acquisition

Méthode de calcul des absences consommées & demandées

interface administrateur > onglet Agences Juridiques > fiche agence juridique > onglet Temps, Frais & Absences > rubrique DĂ©comptes d'absences

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Choisissez la mĂ©thode de calcul utilisĂ©e pour calculer le consommĂ©/demandĂ© de vos dĂ©comptes d'absences : 

  • MĂ©thode 1 (par dĂ©faut) : Le consommĂ© se base uniquement sur les absences dĂ©clarĂ©es sur les feuilles de temps entièrement validĂ©es jusqu'au mois M-1. Le demandĂ© vaut le consommĂ© + les absences demandĂ©es (dans les demandes d'absences non rejetĂ©es) Ă  partir du mois M.
  • MĂ©thode 2 : Le consommĂ© vaut le nombre d'absences dĂ©clarĂ©es sur les feuilles de temps entièrement validĂ©es sur la pĂ©riode du dĂ©compte. Le demandĂ© vaut le nombre d'absences demandĂ©es (dans les demandes d'absences) sur la pĂ©riode du dĂ©compte.

Période par défaut

La période par défaut sera celle utilisée par les décomptes d'absences non-définis dans la rubrique juste en-dessous.

B. Définition des différents décomptes

(sous rubrique "Quotas et incréments mensuels par défaut")

Il vous faut ici ajouter/configurer les diffĂ©rents dĂ©comptes que vous souhaitez suivre. 

Pour cela, cliquez sur le + afin d'ajouter une ligne et ensuite configurez chaque colonne en vous rĂ©fĂ©rant aux aides suivantes : 

  1. Type d'absence
    Choisissez ici le type d'absence concernĂ©e par ce dĂ©compte. 
  2. PĂ©riode 
    Choisissez la pĂ©riode sur laquelle s'Ă©tale chaque dĂ©compte 
    (ex: CongĂ©s PayĂ©s : Juin -> Mai  // RTT : Janvier -> DĂ©cembre)
  3. Quota acquis (en début de période)
    Cette valeur sera ajoutĂ©e Ă  l'acquis en dĂ©but de pĂ©riode 
    (ex: pour les CP : le 1er Juin // pour les RTT : le 1er janvier)
  4. Incrément (par mois)

    Cette valeur sera ajoutĂ©e Ă  l'en cours d'acquisition (ou Acquis) le 1er de chaque mois.

    Exemple : Pour les CongĂ©s PayĂ©s, vous pouvez renseigner 2,0833 de manière Ă  ce que vous ressources acquièrent 25 CP sur une annĂ©e (12 x 2,0833)

  5. Report automatique 
    Cette option vous permet de choisir si vous reconduisez (ou non) les absences non consommĂ©es d'une pĂ©riode Ă  l'autre. Le comportement est le suivant : 

    Lors d'un changement de pĂ©riode, l'outil regarde le solde restant des quotas Acquis et/ou En Cours d'Acquisition et le reporte (ou ne le reporte pas) dans le solde Acquis de la nouvelle pĂ©riode. 

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     Si vous reconduisez systĂ©matiquement les congĂ©s payĂ©s restant de vos ressources, alors cochez la case. Si vous ne reconduisez que les quotas En cours d'Acquisition (obtenus l'annĂ©e en cours) sur l'annĂ©e suivante alors ne cochez pas la case.  

    Cela n'est pas rĂ©troactif, si vous configurez cette valeur en cours de pĂ©riode alors vous ne pourrez constater l'ajout de ce quota acquis qu'après le passage Ă  un nouveau mois. Il vous faudra donc penser Ă  initialiser manuellement les quotas d'ici lĂ  si vous souhaitez reprendre une valeur donnĂ©e d'acquis.

     

  6. Dissociation En cours d'acquisition / Acquis

Vous avez ici la possibilitĂ© de choisir si vous souhaitez distinguer le quota En cours d'Acquisition du quota Acquis

  • Non : Les dĂ©comptes comporteront uniquement une colonne Acquis et vos ressources acquerront/consommeront directement sur la pĂ©riode concernĂ©e 

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  •  Oui - Autoriser la consommation d'absences sur les "En cours d'acquisition" : Les dĂ©comptes comporteront deux colonnes (En cours d'acquisition et Acquis). Vos ressources acquerront des quotas sur l'En cours d'acquisition et elles consommeront en prioritĂ© les quotas de l'Acquis (l'outil dĂ©comptera l'en cours d'acquisition dans le cas oĂą l'acquis est dĂ©jĂ  Ă©puisĂ© 

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  • Oui - Interdire la consommation d'absences sur les "En cours d'acquisition" : Les dĂ©comptes comporteront deux colonnes (En cours d'acquisition et Acquis). Vos ressources acquerront des quotas sur l'En cours d'acquisition et elles consommeront uniquement les quotas de l'Acquis

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N'oubliez pas d'Enregistrer pour prendre en comptes vos modifications.  

Une fois que vous aurez paramĂ©trĂ© le comportement de vos dĂ©comptes d'absences, il vous faudra les initialiser afin que les soldes RĂ©els correspondent Ă  ceux affichĂ©s sur les fiches de paye de vos ressources. 

Initialiser les décomptes d'absences de vos ressources

Pour faire cela, il faut vous rendre dans chaque fiche ressource concernĂ©e puis cliquer sur l'onglet DĂ©comptes d'absences :

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Lorsque vous ĂŞtes sur l'onglet dĂ©comptes, cliquez sur l'icĂ´ne de modification en forme de crayon. 

Si vous ne voyez pas de dĂ©compte s'afficher, pas de panique, c'est simplement qu'il vous faut au prĂ©alable les initialiser en cliquant sur le bouton de modification.

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Cliquez sur +Ajouter une ligne puis prĂ©ciser le type de congĂ©, la pĂ©riode ainsi que l'annĂ©e concernĂ© et le solde Acquis/En cours d'acquisition. 

Pour initialiser correctement vos soldes En cours d'acquisition / Acquis, il est important de savoir que le quota ConsommĂ© : 

  • N'est pas modifiable
  • Se base sur les feuilles de temps entièrement validĂ©es (par tous les validateurs).

Pour Ă©viter les erreurs, avant d'initialiser l'acquis de vos ressources, il vous faut ĂŞtre sĂ»r(e) que vos feuilles de temps (sur la pĂ©riode du dĂ©comptes) ont toutes Ă©tĂ© validĂ©es entièrement. Si ce n'est pas le cas, alors votre quota consommĂ© risque d'ĂŞtre modifiĂ© après que vous ayez initialisĂ© et votre Solde RĂ©el sera alors erronĂ©.

Ainsi, pour que le Solde RĂ©el (restant) soit en accord avec celui affichĂ© sur la fiche de paye de vos ressources, il vous faut jouer sur le fait que Solde RĂ©el = Acquis (ou En cours d'acquisition) - ConsommĂ©. Et donc, puisque vous connaissez la valeur du ConsommĂ© (affichĂ©e dans l'onglet DĂ©comptes de la fiche ressources) et celle du Solde RĂ©el (affichĂ© sur la fiche de paye de la ressource), vous pouvez imposer l'Acquis (ou En cours d'acquisition) comme ceci : Acquis (ou En cours d'acquisition) = Solde RĂ©el + ConsommĂ©.

 

Modifier en masse vos dĂ©comptes d'absences 

  Si vous souhaitez mettre Ă  jour plus facilement et sans avoir Ă  faire cela ressource par ressource, vous pouvez utiliser l'application AbsenceBalances permettant d'afficher/modifier les dĂ©comptes d'absences de toutes vos ressources. Pour cela, munissez-vous de vos dernières fiches de paies pour avoir vos soldes de CP et Ă©ventullement de RTT et avec la mĂ©thode prĂ©cĂ©demment expliquĂ©e, faites correspondre les soldes de vos fiches de paies avec les soldes rĂ©els BoondManager. 

Quoi qu'il arrive, la fiche de paie prévaut sur les données inscrites dans l'outil, le message est d'ailleurs indiqué dans BoondManager.

Comment lire vos décomptes d'absences ?

L'essentiel :

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1 - De quel dĂ©compte s'agit-il ? 

A gauche vous trouverez le type d'absence et l'agence à laquelle correspond ce décompte. En en-tête vous pourrez visualiser la période concernée par le décompte

2 - En cours d'acquisition / Acquis 

En fonction du paramĂ©trage effectuĂ© (cf 1. CrĂ©er & ParamĂ©trer le comportement de vos dĂ©comptes) vous verrez s'afficher ici le quota acquis/en cours d'acquisition de la pĂ©riode.

3 - ConsommĂ©es / DemandĂ©es

Ces informations vous permettront de savoir :

  • combien d'absences ont Ă©tĂ© consommĂ©es : (dĂ©clarĂ©es dans vos feuilles de temps entièrement validĂ©es) 

  • combien d'absences ont Ă©tĂ© demandĂ©es (dans les demandes d'absences non rejetĂ©es) sur la pĂ©riode Ă  partir du mois en cours.

P.S. : En fonction du paramĂ©trage effectuĂ© (cf 1. CrĂ©er & ParamĂ©trer le comportement de vos dĂ©comptes) la mĂ©thode de calcul du quota consommĂ©es/demandĂ©es peut diffĂ©rer.

4 - Solde RĂ©el / Solde PrĂ©vi. 

  • Solde RĂ©el = Acquis - ConsommĂ©  ou  En cours d'acquisition - ConsommĂ©

  • Solde PrĂ©vi. = Acquis - DemandĂ©  ou  En cours d'acquisition - DemandĂ© 

Comment expliquer les valeurs affichées ?

Pour que vous puissiez mieux comprendre/expliquer les valeurs des quotas En cours d'acquisition et Acquis, nous mettons Ă  votre disposition quelques fonctionnalitĂ©s : 

Historisation de toutes les modifications automatiques

Fiche Ressource > onglet DĂ©comptes

Il existe deux types de modifications automatiques. Pour cela il vous suffit de survoler l'icĂ´ne Capture_d_e_cran_2020-05-14_a__18.03.45.png affichĂ©e dans l'en-tĂŞte du compteur : 

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  • Lors d'un changement de mois (ex : Le 1er FĂ©vrier) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un incrĂ©ment mensuel sur les dĂ©comptes de votre choix.

  • Lors d'un changement de pĂ©riode (ex : Le 1er Juin pour les CongĂ©s PayĂ©s, le 1er Janvier pour les RTT) : Selon votre configuration, l'outil rajoute un quota acquis et/ou reporte le solde restant de la pĂ©riode prĂ©cĂ©dente sur les dĂ©comptes de votre choix.

Afin de mieux comprendre ces modifications, vous pouvez Ă  tout moment consulter l'historique de celles-ci.

Si vous ne voyez pas l'icĂ´ne apparaĂ®tre, c'est soit qu'il n'y a pas encore d'historique de modifications automatiques ayant Ă©tĂ© effectuĂ©es sur ce compteur soit qu'il y a eu des modifications manuelles sur les dĂ©comptes. 

Historisation des modifications manuelles 

 Au delĂ  des modifications automatiques, il vous est possible de modifier manuellement les valeurs des quotas En cours d'acquisition Acquis. Ainsi, il devient parfois difficile de suivre et de comprendre les valeurs affichĂ©es (surtout si vous n'ĂŞtes pas Ă  l'origine des modifications)Afin de vous aider Ă  collaborer et mieux expliquer les valeurs, vous avez : 

  • La possibilitĂ© d'ajouter un commentaire (si vous avez le droit d'Ă©criture sur la fiche ressource).

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Puis vous retrouvez cette information au niveau de chaque dĂ©compte : 

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  • Le stockage automatique dans l'onglet actions des modifications manuelles

Afin d'historiser au mieux les modifications opĂ©rĂ©es par les managers, l'outil crĂ©e automatiquement une action de type Notification Ă  chaque changement de quota (acquis ou en cours d'acquisition).

Pour les consulter, il vous suffit de :

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  1. Vous rendre dans la fiche Ressource concernée > onglet Actions
  2. Dans le filtre, choisir d'afficher les actions de type Notifications puis cliquer en dehors du filtre pour appliquer vos modifications
  3. Observer les actions commençant par Modification des décomptes d'absences

 

Les étapes IMPORTANTES à ne pas oublier pour garder vos décomptes à jour !

Pour être sûr d'avoir vos décomptes à jour, il est important de :

  • Veillez Ă  valider entièrement les feuilles de temps de vos ressources tous les mois : sans cela, les valeurs du ConsommĂ© seront sans cesse fausses et les Soldes RĂ©els Ă©galement
  • Avant la fin de chaque pĂ©riode (ex : fin dĂ©cembre pour les RTT // fin Mai pour les CP), pensez Ă  valider l'ensemble des feuilles de temps et Ă  vĂ©rifier le solde restant avant le dernier jour du mois.

    Si celui-ci est erroné, lors du changement de période, l'outil reportera (en fonction du paramétrage effectué une valeur erronée dans l'acquis de la période suivante.
  • Modifier les dĂ©comptes le mois suivant l'arrivĂ©e (en cours de mois) d'un salariĂ©. (Fiche Ressources > onglet "DĂ©comptes" > bouton "Modifier") : Inscrire le quota Acquis ou En cours d'acquisition communiquĂ© par votre gestionnaire de paie.

Pour plus de prĂ©cision, vous pouvez visualiser l'article : Gestion des reports de congĂ©s  

 

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