Configuration des CRA des collaborateurs

Ce tutoriel a pour objectif de configurer les comptes-rendus d'activité de vos collaborateurs et paramétrer des alertes bloquantes pour limiter les erreurs de saisies des temps. 

Pour suivre ce tutoriel, il vous faut l'accès Administrateur puis suivre le chemin suivant : 

Administrateur > Agence Juridique > onglet Temps, Frais, Absences

Sommaire

Configuration globale des Temps, Frais, Absences 

Depuis l'interface Administrateur > Agence Juridique > Onglet Temps, Frais, Absences vous pouvez configurer les éléments suivants :  

CAPTURE_Admin.png

  1. Une date de relance à partir de laquelle les collaborateurs doivent pointer leur Temps et/ou leur Frais.
    Conseil : il est préférable de n'activer la relance que pour la saisie des temps. 
  2. Les circuits de validation des Temps et Frais et plus bas, des demandes d'absences. Dans ces tableaux, vous pouvez indiquer un ou plusieurs managers pour valider les documents, l'ordre chronologique étant du haut vers le bas.
  3. Les type d'activités sur lesquels le collaborateur pointe ses temps : Production, Absences, Interne ou Activité Exceptionnelle. 
    Pour les absences, vous pouvez indiquer avec ou sans ADA, ce qui signifie "Alerte si pas de Demande d'Absence", c'est-à-dire que sur le CRA vous avez un message d'erreur qui apparait qui peut être bloquant ou non, cf point suivant. 
  4. Le(s) barème(s) kilométrique(s) ainsi que les différents frais. Pour plus d'information à ce sujet, vous pouvez consulter l'article sur la configuration des frais
  5. Le logo qui apparaitra sur les CRA. Il faut veiller à insérer une image (jpeg ou png) mesurant idéalement 173x83pixels (sauf si votre logo est carré). 

  

Gestion des alertes 

Vous avez la possibilité de configurer des messages d'alerte voir de bloquer la validation collaborateur d'un CRA s'il ne respecte pas certaines règles. Cela ne l'empêchera pas de tout même effectuer sa saisie et d'enregistrer. 

Comprendre le tableau des alertes

 Capture_Admin_2__2.png

 

  • Active : cette colonne sert simplement a activer un message d'alerte dans le cas où un des scénarios de la colonne Alerte a lieu. Celle-ci n'est pas bloquante, elle sert à titre informatif. 
  • Alerte : cette colonne présente des scénarios d'erreurs potentielles pour lesquels vous pouvez indiquer des alertes bloquantes ou non 
  • Ressources non concernées : cette colonne permet de ne pas configurer d'alertes pour certaines ressources.
    Par ex. un consultant externe ne pose pas d'absence, il va donc pointer moins de jours qu'il n'y a de jours ouvrés dans le mois, pour autant, il n'y a pas besoin d'avoir une alerte car c'est un comportement normal.
  • Bloquante : cette colonne empêche le collaborateur de valider sa feuille de temps si l'un des scénario coché se produit. Ainsi, tant qu'il ne répond pas parfaitement aux critères de validation, il n'a pas la possibilité d'envoyer son CRA au manager validateur. 

Préconisations

Le tableau ci-dessous est une préconisation de la configuration que vous pouvez mettre en place. Ainsi : 

Capture_Admin_2_.png

  • Si le nombre de jours pointés est supérieur au nombre de jours ouvrés dans le mois en cours, alors le collaborateur (interne et externe) aura une alerte et ne pourra pas valider son CRA.
    Si le collaborateur effectue des heures en plus ou des interventions alors il faut utiliser l'activité exceptionnelle pour le déclarer. 

  • Si le nombre de jours pointés est supérieur au nombre de jours ouvrés indiqués dans le contrat RH du collaborateur concerné (interne ou externe), alors il aura une alerte et ne pourra pas valider son CRA tant que la saisie n'aura pas été rectifiée.
    Si le collaborateur effectue des heures en plus ou des interventions alors il faut utiliser l'activité exceptionnelle pour le déclarer. 

  • Si le nombre de jours pointés est inférieur au nombre de jours ouvrés indiqué dans le contrat RH du collaborateur concerné (interne uniquement), alors il aura une alerte et ne pourra pas valider son CRA tant qu'il n'aura pas saisi 100% du mois en cours.
    Ici on exclut les externes, car cela peut arriver qu'ils ne travaillent pas un mois complet pour une même société sans pour autant avoir besoin de demander une absence. 

  • Si le quota d'absences posées est dépassé, alors on peut configurer une alerte, ici nous ne le préconisons pas par défaut dans le cas où les décomptes d'absences ne sont pas à jour pour ne pas amener de confusion.

  • Si les absences déclarées sur la feuille de temps ne correspondent pas aux absences demandées par le collaborateur (interne uniquement), alors il aura une alerte et ne pourra pas valider son CRA tant que sa demande d'absence n'a pas été acceptée. 
    Pour la même raison que précédemment, on exclut les externes qui n'ont pas de droits aux congés salariés (RTT, CP, ...).

  • Si un collaborateur saisit des temps en dehors des dates de son contrat RH, alors il a une alerte, celle-ci n'est pas bloquante, il pourra donc valider son CRA.
    Nous préconisons cela, car parfois le problème se situe côté manager (oubli de création du contrat RH, avenant, renouvellement, ...).

 

Configuration des décomptes d'absence

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Sur cette page vous pouvez également configurer les décomptes d'absences de vos collaborateurs et ainsi créer un incrément automatique pour vos congés payés et RTT par exemple. 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article dédié : comment configurer les décomptes d'absences de vos ressources. 

Astuce

Boond ne calcule pas de prorata en cas d'arrivée en cours de mois, il faut donc créer le décompte de votre collaborateur le mois suivant son arrivée : vous inscrivez alors le quota Acquis ou En cours d'acquisition communiqué par votre gestionnaire de paie.

   

 

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