Créer et qualifier une commande

Pour générer des factures sur BoondManager, il est nécessaire de créer la commande du client dans un premier temps. Cela permettra de préparer / automatiser la génération de vos factures. La commande est en quelque sorte le "contrat numérique" sur BoondManager.

Sommaire

Pour un projet en Régie/AT

Création de la commande

Sur les projets en Régie/AT, les commandes doivent être corrélées au.x prestation.s. 

Projets > fiche Projet > onglet Prestations

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Après avoir qualifié l'onglet "Prestations" de votre projet en Régie / AT :

  1. Cochez la/les fiche(s) Prestations que vous souhaitez associer à votre commande
  2. Cliquez sur le bouton "Créer une commande"

Qualification de la commande

Projets > fiche Projet > onglet Facturations > fiche Commande

Vérification/Renseignement à apporter

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  1. Renseignez le numéro de la commande, c’est-à-dire le numéro de la commande transmise par votre client ou bien votre référence interne si le client ne vous transmet pas de référence de commande.
  2. Vérifier les Conditions de règlement 
  3. Renseignez la date de commande (par défaut elle prendra celle du jour)
  4. Sélectionnez l'adresse de facturation du client dans les « Coordonnées de facturation ». Si aucune adresse de facturation n'est proposée cela signifie que vous n'avez pas renseigné d'adresse de facturation sur la fiche société du client concerné (Cf. Afficher l'adresse de facturation sur les factures).
  5. IMPORTANT "CA Commande" (soit le montant de la commande). Par défaut, l'outil prend le CA signés inscrit sur les fiches prestations corrélées à la Commande. Il est important de bien renseigner ce champ afin d'obtenir un delta de facturation entre la commande et ce que vous avez facturé.
  6. Cochez ou non la case « Réception de l’accord client » pour signaler que vous avez bien réceptionné le document officiel qui formalise l'accord client. Depuis le module « Facturation », vous pourrez avoir un aperçu rapide de toutes les commandes pour lesquelles vous avez reçu ou non l'accord client en utilisant la vue "Commandes".
  7. Si vous avez créé votre commande depuis l'onglet "Prestations" l'outil doit vous avoir corrélé automatiquement votre/vos fiche(s) Prestation(s) à la commande. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez la/les fiche(s) Prestation(s) à corrélérer à la commande.  Corréler une commande à des fiches Prestations permet d'associer les périodes + le CA signés des Missions à la commande .  Cela permet également de faciliter la génération des factures depuis l'App  WPostProduction .
  8. IMPORTANT "Type de facturation" :  Mensuelle  ou  Echéancier . Par défaut, l'outil propose une facturation Mensuelle sur les projets en Régie / AT. Ainsi pour chacun des mois de la période de la commande, vous pouvez facturer le CA de Production (temps valorisés, frais et achats refacturables). Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de même basculer la facturation sous forme d'Echéanciers. Ce type de facturation est généralement utilisé pour les projets au Forfait.
  9. Assurez-vous d'avoir les bonnes coordonnées bancaires associées à votre commande (si vous souhaitez les afficher sur vos factures). Depuis l'interface Administrateur, vous pouvez configurer les coordonnées bancaires à afficher par défaut + en configurer des complémentaires que vous pourrez sélectionner en fonction des commandes/projets/clients.
  10. Vérifiez le taux de TVA 

Point de vigilance : 

Assurez-vous que le "Responsable Manager" ainsi que l' "Agence" à associer à la commande sont cohérentes. Par défaut l'outil défini en "Responsable Manager" de la commande celui qui créé la commande et en "Agence" du projet, l'agence propriétaire du projet.

Pour aller plus loin : 

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  1. "Paramètre généraux des factures" permet de définir les mentions que vous souhaitez afficher sur les factures liées à la commande (coordonnées bancaires, référence projet, nom des ressources, le pied de page...). 
  2. Possibilité de renseigner un commentaire et de l'afficher (en cochant la case) sur toutes les factures
  3. "PDF des factures" permet de définir les mentions que vous souhaitez afficher sur les factures liées à la commande (coordonnées bancaires, référence projet, nom des ressources, le pied de page...). 
  4. La rubrique "Mentions légales des factures" permet d'inscrire une mention générique que vous souhaitez afficher sur chacune des factures associées à la commande.
  5. Utile pour joindre par exemple la commande signée

 

Information importante !

Afin de vous faciliter la création de vos commandes, vous pouvez configurer depuis l'interface Administrateur votre commande par défaut (les mentions légales types à afficher, les conditions de règlement type, les coordonnées bancaires...) : 
Interface Administrateur > rubrique Agences Juridiques > Agence Juridique concernée > onglet Facturation

 

Facturer votre projet

Nous vous invitons à regarder le tutoriel Facturation mensuelle : facturer un projet en Régie/AT

Pour un projet au forfait 

Création d'un projet au forfait

Projets > fiche Projet

Création de la commande depuis n'importe quel onglet de la fiche Projet.

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Qualification de la commande

Projets > fiche Projet > onglet Facturations > fiche Commande

Vérification/Renseignement à apporter

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  1. Renseignez le numéro de la commande, c’est-à-dire le numéro de la commande transmise par votre client ou bien votre référence interne si le client ne vous transmet pas de référence de commande.
  2. Vérifier les Conditions de règlement 
  3. Renseignez la date de commande (par défaut elle prendra celle du jour)
  4. Sélectionnez l'adresse de facturation du client dans les « Coordonnées de facturation ». Si aucune adresse de facturation n'est proposée cela signifie que vous n'avez pas renseigné d'adresse de facturation sur la fiche société du client concerné (Cf. Afficher l'adresse de facturation sur les factures).
  5. IMPORTANT "CA Commande" (soit le montant de la commande). Par défaut, l'outil prend le CA signés inscrit sur les fiches prestations corrélées à la Commande. Il est important de bien renseigner ce champ afin d'obtenir un delta de facturation entre la commande et ce que vous avez facturé.
  6. Cochez ou non la case « Réception de l’accord client » pour signaler que vous avez bien réceptionné le document officiel qui formalise l'accord client. Depuis le module « Facturation », vous pourrez avoir un aperçu rapide de toutes les commandes pour lesquelles vous avez reçu ou non l'accord client en utilisant la vue "Commandes".
  7. Par défaut, aucune prestation ne sera corrélée à la commande. Si toutefois, vous souhaitez corréler une/des prestations à la commande, vous pouvez les associer manuellement sur la rubrique "Prestation/Achats Corrélés".
  8. IMPORTANT "Type de facturation" :  Mensuelle  ou  EchéancierPar défaut, sur un projet au forfait, l'outil propose de facturer avec un système d'échéancier. Si vous le souhaitez, vous pouvez tout de même choisir une facturation "Mensuelle" => pour chacun des mois de la période de la commande, vous pourrez facturer le CA de Production (temps valorisés, frais et achats refacturables). Ce type de facturation est généralement utilisé pour les projets en Régie / AT. 
  9. La rubrique "Echéancier de facturation" vous permet d'inscrire les différentes échéances de facturation envisagées/prévues sur votre commande. Lorsque vous cliquez sur "Créer facture" l'outil vous proposera de sélectionner l'une des échéances formalisée sur ce champ. Egalement, sachez que l'ensemble des échéances créées sur la commande sont affichées de manière synthétique depuis le module "Facturation" > filtre "Type" sur "Facturation échéancier". L'outil affiche l'ensemble des échéances et indique si en face de chaque échéance il y a une facture et également s'il existe un delta entre le facturé et le montant prévu.  
  10. Assurez-vous d'avoir les bonnes coordonnées bancaires associées à votre commande (si vous souhaitez les afficher sur vos factures). Depuis l'interface Administrateur, vous pouvez configurer les coordonnées bancaires à afficher par défaut + en configurer des complémentaires que vous pourrez sélectionner en fonction des commandes/projets/clients.
  11. Vérifiez le taux de TVA 

Point de vigilance : 

Assurez-vous que le "Responsable Manager" ainsi que l' "Agence" à associer à la commande sont cohérentes. Par défaut l'outil défini en "Responsable Manager" de la commande celui qui créé la commande et en "Agence" du projet, l'agence propriétaire du projet.

Pour aller plus loin

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  1. "Paramètre généraux des factures" permet de définir les mentions que vous souhaitez afficher sur les factures liées à la commande (coordonnées bancaires, référence projet, nom des ressources, le pied de page...). 
  2. Possibilité de renseigner un commentaire et de l'afficher (en cochant la case) sur toutes les factures
  3. "PDF des factures" permet de définir les mentions que vous souhaitez afficher sur les factures liées à la commande (coordonnées bancaires, référence projet, nom des ressources, le pied de page...). 
  4. La rubrique "Mentions légales des factures" permet d'inscrire une mention générique que vous souhaitez afficher sur chacune des factures associées à la commande.
  5. Utile pour joindre par exemple la commande signée

Information importante !

Afin de vous faciliter la création de vos commandes, vous pouvez configurer depuis l'interface Administrateur votre commande par défaut (les mentions légales types à afficher, les conditions de règlement type, les coordonnées bancaires...) : 
Interface Administrateur > rubrique Agences Juridiques > Agence Juridique concernée > onglet Facturation

Facturation de votre projet 

Nous vous invitons à regarder le tutoriel Facturation échéancier : facturer un projet au forfait 

Pour un projet de vente de produit 

Création de commande 

Projets > fiche Projet

Lorsque vous créez un projet de type de "Produit" vous avez la possibilité de lui affecter un produit préalablement existant dans votre module Produit.

Avant de créer la commande, assurez-vous de bien avoir qualifié votre produit dans l'onglet prestation de votre projet. Vous avez bien défini la période concernée ainsi que le tarif de vente et le nombre de périodes vendues.

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Après avoir qualifié l'onglet "Prestations" de votre projet :

  1. Cochez la/les ligne.s correspondante.s à votre produit 
  2. Cliquez sur le bouton "Créer une commande"

C'est aussi simple que cela, bravo ! Vous venez de créer votre commande. 

Qualification de la commande 

Projets > fiche Projet > onglet Facturations > fiche Commande

Vous arrivez désormais sur votre commande, vous pouvez la vérifier et la compléter.

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  1. Renseignez le numéro de la commande, c’est-à-dire le numéro de la commande transmise par votre client ou bien votre référence interne si le client ne vous transmet pas de référence de commande.
  2. Renseignez ici la date de la commande.
  3. Veillez a bien avoir renseigné les coordonnées de facturation de votre client. Si aucune coordonnées n'est présentes dans la liste déroulante, c'est ce que vous ne les avez pas renseignées : retournez sur la CRM > Onglet Informations > Section Coordonnées de facturation.
  4. Le CA commandé se base sur votre CA signé, c'est-à-dire ce que vous avez qualifié sur la prestation corrélée à la commande. Vous êtes libre de le rectifier au besoin.
  5. Cochez ou non la case « Réception de l’accord client » pour signaler que vous avez bien réceptionné le document officiel qui formalise l'accord client
  6. Vous retrouvez ici le.s produit.s corrélé.s à la commande.
  7. Vous retrouvez ici le paramétrage par défaut de facturation, vous êtes libre de le modifier spécifiquement pour cette commande.
    Le type de facturation dépend du type de produit commandé. Par défaut, l'outil proposera : 
    - "Echéancier" pour une vente de produit unitaire, annuel, semestriel ou trimestriel. Avec ce type de facturation , vous devez définir les différentes échéances (date, titre et montant) 
    - "Mensuelle" pour une vente de produit en abonnement mensuel. Avec ce type de facturation l'outil vous proposera de créer des factures pour chacun des mois de la période d'abonnement. 

Facturation de votre projet 

Facturez votre projet de vente de produit comme une prestation classique, soit depuis la commande, soit depuis PostProduction 

Depuis la commande 

Si vous souhaitez facturer manuellement, il vous suffit de vous rendre sur la commande et d'appuyer sur le bouton  Capture_d_e_cran_2020-01-02_a__15.26.32.png

L'outil vous propose alors de sélectionner le mois ou l'échéance concerné.e.

Depuis PostProduction  

  • Si vous êtes en type de paiement mensuel, l'outil remontra tous les mois concernés un CA Production et vous permettra de facturer de manière classique grâce à la caisse enregistreuse en bout de ligne ou en masse grâce à la caisse enregistreuse en haut du tableau. 
  • Si vous êtes en type de paiement en échéancier, l'outil remontra le mois des échéances concernées le montant de vos échéances et vous permettra de facturer de manière classique grâce à la caisse enregistreuse en bout de ligne ou en masse grâce à la caisse enregistreuse en haut du tableau. 

 

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Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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