Vos clients vous demandent de joindre les CRA de vos collaborateurs aux factures que vous leur envoyez ? Ou alors vous souhaitez simplement vous assurer que les factures que vous émettez correspondent bien à des temps validés par votre client ?
Alors cette fonctionnalité est faite pour vous car vous pouvez :
- Indiquer quels projets nécessitent de suivre la réception d'un CRA
- Identifier les CRA signés manquants
- Bloquer la facturation via PostProduction si le CRA signé n'est pas joint
- Ajouter les CRA signés (ou non) en annexe de vos factures
Sommaire
Pour pouvoir effectuer cette première partie, assurez-vous d'avoir un accès à l'interface Administrateur, sinon demandez à votre administrateur de le faire puis reprenez à la partie 2.
Configuration générale de la commande
Administrateur > Agence juridique > votre agence > onglet Facturation
Depuis l'interface Administrateur, rendez-vous dans l'onglet facturation de votre agence juridique. En bas de page, vous retrouvez les éléments suivants :
- Joindre les CRA en annexe : en activant cette option, Boond joindra le CRA client ou le CRA signé (si ce dernier est présent) en annexe de la facture
- CRA signé obligatoire : en activant cette option
- votre collaborateur sera alerté sur sa feuille de temps d'enclencher la signature du document
- vous serez également alerté sur PostProduction si le CRA signé est manquant
- la génération de facture sera bloquée depuis PostProduction si le CRA signé est manquant
- Paramètres par défaut du PDF client : les options pré-cochées seront reprises lorsque votre collaborateur enclenchera le processus de signature électronique et seront pris en compte lors de la création et le téléchargement du CRA client
Pour rappel : il s'agit ici de configurer le paramétrage par défaut des bons de commande. Chaque bon de commande est ensuite personnalisable en fonction de vos contraintes clients.
Comme indiqué dans le point précédent, chaque commande est personnalisable en fonction des conditions que vous contractez avec votre client. De ce fait, vous retrouvez la possibilité depuis la fiche commande du projet concerné de paramétrer ou non l'obligation d'avoir une feuille de temps signée jointe aux factures.
Pour cela, rendez-vous sur le module Projet > Votre projet > Onglet Facturation > Fiche commande
- Joindre les CRA en annexe : en activant cette option, Boond joindra le CRA client ou le CRA signé (si ce dernier est présent) en annexe de la facture
- CRA signé obligatoire : en activant cette option
- votre collaborateur sera alerté sur sa feuille de temps d'enclencher la signature du document
- vous serez également alerté sur PostProduction si le CRA signé est manquant
- la génération de facture sera bloquée depuis PostProduction si le CRA signé est manquant
- Paramètres par défaut du PDF client : les options pré-cochées seront reprises lorsque votre collaborateur enclenchera le processus de signature électronique et seront pris en compte lors de la création et le téléchargement du CRA client
À savoir :
Si vous souhaitez générer un PDF unique de votre facture et du CRA, il vous suffit d'activer l'option.
Pour en savoir plus sur ce parcours, nous vous invitons à lire l'article dédié suivant : Signature des CRA par les clients
Lors de la configuration de la commande, si vous avez coché les mentions permettant de s'assurer que le CRA a bien été joint (cf partie 1).
Sur Postproduction
1. Suivi de la réception du document signé :
La légende vous indique que le document signé est manquant sur la ligne du projet concerné, vous n'avez plus qu'à ouvrir les détails pour savoir quelle est la feuille de temps concernée et ainsi relancer votre collaborateur.
Pour rappel, vous pouvez cliquer directement sur la feuille de temps grâce au bouton afin de la vérifier et/ou la valider.
2. Bloquage de la facturation depuis Postproduction en cas de document signé non reçu :
Ici le bouton de génération de facture est grisé car vous avez indiqué en paramétrage vouloir bloquer la génération de la facturation via PostProduction si le document signé n'a pas été joint à la feuille de temps du collaborateur.
Ainsi, si vous utilisez le bouton de génération de masse, cette facture ne sera pas émise non plus.
Si toutefois vous souhaitez forcer l'émission de la facture sans avoir le document signé en annexe pour ce mois-ci, il faut vous rendre sur la commande du projet concerné et créer la facture manuellement.
Résultat sur votre facture
Une fois votre facture éditée dans Boond, vous pouvez choisir de la télécharger en pdf de manière classique ou choisir de l'exporter avec les pièces jointes en annexe : votre fameux CRA signé.
Le document représente la facture et la pièce jointe le document signé.
Lorsque vous validez l'export du document et des pièces jointes, vous retrouver un fichier zip dans votre centre de téléchargement avec tous les documents.
Vous n'avez plus qu'à cliquer sur le lien raccourci pour rejoindre votre centre de téléchargement (si le lien a disparu, cliquez sur votre nom en haut à droite puis centre de téléchargement dans la liste déroulante.
Envoi de votre facture avec le document signé
Vous pouvez depuis BoondManager envoyer directement vos factures avec les relevés d'activités joints en annexe. Pour cela vous pouvez utiliser l'App Emailing qui permet d'envoyer individuellement ou en masse vos factures.
Dans le module Facturation, filtrez sur les factures qui vous intéressent puis cocher celles à envoyer. Cliquez sur le bouton Emailing et suivez le workflow.
Après avoir cliqué sur continuer, vous accédez à la liste des destinataires, vous pouvez sélectionner jusqu'à 3 adresses mails par société (préalablement renseignées dans les coordonnées de facturation de votre client).
Puis vous n'avez plus qu'à choisir votre modèle et confirmer l'envoi.
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S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :
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