Récolter les CRA signés de vos collaborateurs et les ajouter en annexe de vos factures

Vos clients vous demandent de joindre les CRA signés de vos collaborateurs aux factures que vous leur envoyez ? Ou alors vous souhaitez simplement vous assurer que les factures que vous émettez correspondent bien à des temps validés par votre client ? Alors ces nouvelles fonctionnalités sont faites pour vous. Désormais, vous pouvez : 

  • Indiquer quels projets nécessitent de suivre la réception d'un CRA Signé
  • Identifier les CRA signés manquants
  • Bloquer la facturation via PostProduction si le CRA Signé n'est pas joint
  • Ajouter les CRA Signés en annexe de vos factures

BoondManager vous accompagne depuis la création de votre projet jusqu'à sa facturation. Grâce à la remontée des temps de vos collaborateurs la facturation se réalise en un clic. 

Pour aller plus loin, vous utilisez peut-être déjà Emailing permettant d'envoyer en masse vos factures sans quitter BoondManager. Ce tutoriel va vous guider dans le paramétrage, le suivi dans la réception des CRA Signés et l'envoi de vos factures accompagnées des CRA signés de vos collaborateurs. 

 

Sommaire

Paramétrage

 

Pour pouvoir effectuer cette première partie, assurez-vous d'avoir un accès à l'interface Administrateur, sinon demandez à votre administrateur de le faire puis reprenez à la partie 2. 

Configuration générale de la commande 

Administrateur > Agence juridique > votre agence > onglet Facturation

Depuis l'interface Administrateur, rendez-vous dans l'onglet facturation de votre agence juridique. En bas de page, vous retrouvez les éléments suivants : 

Capture_d_e_cran_2020-07-06_a__10.26.29.png

  1. Cette encoche permet de s'assurer que le CRA signé a bien été joint à la feuille de temps du collaborateur pour le projet concerné.
    - Sur la feuille de temps : un message d'erreur indique qu'il faut joindre le document signé
    - Sur PostProduction : une pastille accolée à l'encoche de la feuille de temps indique si le CRA signé n'est pas joint. 
  2. Cette encoche permet de bloquer la génération de la facture (depuis PostProduction) si jamais le CRA signé est absent de la feuille de temps, ainsi cela limite les erreurs de facturation (et limite les avoirs).
  3. Cette encoche permet de joindre automatiquement le CRA signé (désigné sur la feuille de temps) à la facture générée depuis Boond. 
    La feuille de temps signée sera sous forme d'un nouveau pdf en annexe de la facture.

Pour activer la case 2, il faut que la première soit cochée. 

Vous pouvez décider de joindre le CRA signé en annexe de facture, sans pour autant suivre sa réception ou bloquer la facturation automatisée depuis PostProduction. Pour cela, cochez uniquement la ligne 3

Pour rappel : il s'agit ici de configurer le paramétrage par défaut des bons de commande. Chaque bon de commande est ensuite personnalisable en fonction de vos contraintes clients.  

  

Configuration de la fiche commande 

Comme indiqué dans le point précédent, chaque commande est personnalisable en fonction des conditions que vous contractez avec votre client. De ce fait, vous retrouvez la possibilité depuis la fiche commande du projet concerné de paramétrer ou non l'obligation d'avoir une feuille de temps signée jointe aux factures. 

Pour cela, rendez-vous sur le module Projet > Votre projet > Onglet Facturation > Fiche commande 

CRA_SIGNE_3_.png

 

Ajout du CRA par le collaborateur 

Une fois votre commande configurée, il revient à votre collaborateur de joindre son CRA signé directement sur sa feuille de temps. Pour cela, il va ajouter sa ligne de temps classique et enregistrer. A ce moment-là, votre collaborateur constate un message lui indiquant que le projet saisi nécessite d'ajouter un document signé.

CAPTURE_-_CRA_signe__1.png

 Puis, votre collaborateur doit télécharger sa feuille de temps au format "Client" et sélectionner le client concerné pour n'avoir que les informations le concernant. 

Une fois cette opération effectuée, votre collaborateur imprime son CRA, le fait signer à son client puis l'ajoute en pièce jointe sur la feuille de temps Boond. 

Capture_CRA_joint_2.png

  1. Ici, l'outil a reconnu que la pièce jointe correspond au CRA signé du projet et l'a directement associé
  2. Si votre collaborateur a plusieurs projets en cours sur le mois, l'outil ne reconnaîtra pas à quel projet la pièce jointe est associée et dans ce cas-là, vous pouvez gérer vous même les pièces jointes. Si c'est le cas cliquer sur "Gérer les pièces jointes" puis choisissez directement dans la liste déroulante le projet concerné.

CAPTURE_5_-_Gestion_des_dos.png 

 

Votre collaborateur n'a plus qu'à valider sa feuille de temps comme chaque mois.   

S'assurer que le CRA signé a bien été joint par le collaborateur 

Lors de la configuration de la commande, si vous avez coché les mentions permettant de s'assurer que le CRA a bien été joint (cf partie 1). 

Sur Postproduction

1. Suivi de la réception du document signé : 

CAPTURE_6_-_PProd.png 

La légende vous indique que le document signé est manquant sur la ligne du projet concerné, vous n'avez plus qu'à ouvrir les détails pour savoir quelle est la feuille de temps concernée et ainsi relancer votre collaborateur. 

Pour rappel, vous pouvez cliquer directement sur la feuille de temps grâce au bouton afin de la vérifier et/ou la valider. 

2. Bloquage de la facturation depuis Postproduction en cas de document signé non reçu :

CAPTURE_7_Blocage.png

Ici le bouton de génération de facture est grisé car vous avez indiqué en paramétrage vouloir bloquer la génération de la facturation via PostProduction si le document signé n'a pas été joint à la feuille de temps du collaborateur. 

Ainsi, si vous utilisez le bouton de génération de masse, cette facture ne sera pas émise non plus. 

Si toutefois vous souhaitez forcer l'émission de la facture sans avoir le document signé en annexe pour ce mois-ci, il faut vous rendre sur la commande du projet concerné et créer la facture manuellement. 

 

Résultat final lors de l'envoi de vos factures 

Résultat sur votre facture 

Une fois votre facture éditée dans Boond, vous pouvez choisir de la télécharger en pdf de manière classique ou choisir de l'exporter avec les pièces jointes en annexe : votre fameux CRA signé. 

CAPTURE_7_-_doc_et_pJ.png

Le document représente la facture et la pièce jointe le document signé.  

Lorsque vous validez l'export du document et des pièces jointes, vous retrouver un fichier zip dans votre centre de téléchargement avec tous les documents. 

 CAPTURE_9_-_Export_fact.png

Vous n'avez plus qu'à cliquer sur le lien raccourci pour rejoindre votre centre de téléchargement (si le lien a disparu, cliquez sur votre nom en haut à droite puis centre de téléchargement dans la liste déroulante. 

Envoi de votre facture avec le document signé

 Vous pouvez depuis BoondManager envoyer directement vos factures avec les relevés d'activités joints en annexe. Pour cela vous pouvez utiliser l'App Emailing qui permet d'envoyer individuellement ou en masse vos factures. 

Dans le module Facturation, filtrez sur les factures qui vous intéressent puis cocher celles à envoyer. Cliquez sur le bouton Emailing Capture_d_e_cran_2020-01-30_a__18.44.14.png et suivez le workflow. 

Capture_10_-_Emailing_.png

Après avoir cliqué sur continuer, vous accédez à la liste des destinataires, vous pouvez sélectionner jusqu'à 3 adresses mails par société (préalablement renseignées dans les coordonnées de facturation de votre client). 

 Puis vous n'avez plus qu'à choisir votre modèle et confirmer l'envoi. 

 

 

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