Récolter les CRA signés de vos collaborateurs et les ajouter en annexe de vos factures

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Pour pouvoir effectuer cette première partie, assurez-vous d'avoir un accès à l'interface Administrateur, sinon demandez à votre administrateur de le faire puis reprenez à la partie 2. 

Configuration générale de la commande 

Administrateur > Agence juridique > votre agence > onglet Facturation

Depuis l'interface Administrateur, rendez-vous dans l'onglet facturation de votre agence juridique. En bas de page, vous retrouvez les éléments suivants : 

1. Cette encoche permet de s'assurer que le CRA signé a bien été joint à la feuille de temps du collaborateur pour le projet concerné.
   - Sur la feuille de temps : un message d'erreur indique qu'il faut joindre le document signé
   - Sur PostProduction : une pastille accolée à l'encoche de la feuille de temps indique si le CRA signé n'est pas joint. 
2. Cette encoche permet de bloquer la génération de la facture (depuis PostProduction) si jamais le CRA signé est absent de la feuille de temps, ainsi cela limite les erreurs de facturation (et limite les avoirs).
3. Cette encoche permet de joindre automatiquement le CRA signé (désigné sur la feuille de temps) à la facture générée depuis Boond. 
   La feuille de temps signée sera sous forme d'un nouveau pdf en annexe de la facture.

Pour activer la case 2, il faut que la première soit cochée. 

Vous pouvez décider de joindre le CRA signé en annexe de facture, sans pour autant suivre sa réception ou bloquer la facturation automatisée depuis PostProduction. Pour cela, cochez uniquement la ligne 3. 

Comme indiqué dans le point précédent, chaque commande est personnalisable en fonction des conditions que vous contractez avec votre client. De ce fait, vous retrouvez la possibilité depuis la fiche commande du projet concerné de paramétrer ou non l'obligation d'avoir une feuille de temps signée jointe aux factures. 

Pour cela, rendez-vous sur le module Projet > Votre projet > Onglet Facturation > Fiche commande 

Pour en savoir plus sur ce parcours, nous vous invitons à lire l'article dédié suivant : Signature des CRA par les clients

Une fois votre commande configurée, il revient à votre collaborateur de joindre son CRA signé directement sur sa feuille de temps. Pour cela, il va ajouter sa ligne de temps classique et enregistrer. A ce moment-là, votre collaborateur constate un message lui indiquant que le projet saisi nécessite d'ajouter un document signé.

 Puis, votre collaborateur doit télécharger sa feuille de temps au format "Client" et sélectionner le client concerné pour n'avoir que les informations le concernant. 

Une fois cette opération effectuée, votre collaborateur imprime son CRA, le fait signer à son client puis l'ajoute en pièce jointe sur la feuille de temps Boond. 

1. Ici, l'outil a reconnu que la pièce jointe correspond au CRA signé du projet et l'a directement associé
2. Si votre collaborateur a plusieurs projets en cours sur le mois, l'outil ne reconnaîtra pas à quel projet la pièce jointe est associée et dans ce cas-là, vous pouvez gérer vous même les pièces jointes. Si c'est le cas cliquer sur "Gérer les pièces jointes" puis choisissez directement dans la liste déroulante le projet concerné.

Votre collaborateur n'a plus qu'à valider sa feuille de temps comme chaque mois.   

Lors de la configuration de la commande, si vous avez coché les mentions permettant de s'assurer que le CRA a bien été joint (cf partie 1). 

Sur Postproduction

1. Suivi de la réception du document signé : 

La légende vous indique que le document signé est manquant sur la ligne du projet concerné, vous n'avez plus qu'à ouvrir les détails pour savoir quelle est la feuille de temps concernée et ainsi relancer votre collaborateur. 

Pour rappel, vous pouvez cliquer directement sur la feuille de temps grâce au bouton afin de la vérifier et/ou la valider. 

2. Bloquage de la facturation depuis Postproduction en cas de document signé non reçu :

Ici le bouton de génération de facture est grisé car vous avez indiqué en paramétrage vouloir bloquer la génération de la facturation via PostProduction si le document signé n'a pas été joint à la feuille de temps du collaborateur. 

Ainsi, si vous utilisez le bouton de génération de masse, cette facture ne sera pas émise non plus. 

Résultat sur votre facture 

Une fois votre facture éditée dans Boond, vous pouvez choisir de la télécharger en pdf de manière classique ou choisir de l'exporter avec les pièces jointes en annexe : votre fameux CRA signé. 

Le document représente la facture et la pièce jointe le document signé.  

Lorsque vous validez l'export du document et des pièces jointes, vous retrouver un fichier zip dans votre centre de téléchargement avec tous les documents. 

Vous n'avez plus qu'à cliquer sur le lien raccourci pour rejoindre votre centre de téléchargement (si le lien a disparu, cliquez sur votre nom en haut à droite puis centre de téléchargement dans la liste déroulante. 

Envoi de votre facture avec le document signé

 Vous pouvez depuis BoondManager envoyer directement vos factures avec les relevés d'activités joints en annexe. Pour cela vous pouvez utiliser l'App Emailing qui permet d'envoyer individuellement ou en masse vos factures. 

Dans le module Facturation, filtrez sur les factures qui vous intéressent puis cocher celles à envoyer. Cliquez sur le bouton Emailing  et suivez le workflow. 

Après avoir cliqué sur continuer, vous accédez à la liste des destinataires, vous pouvez sélectionner jusqu'à 3 adresses mails par société (préalablement renseignées dans les coordonnées de facturation de votre client). 

 Puis vous n'avez plus qu'à choisir votre modèle et confirmer l'envoi.