Automatisez et connectez vos différents outils grâce à Zapier

Au delà d'être une entreprise travaillant en remote comme BoondManager, Zapier est une application qui a été pensée pour vous aider à connecter vos différents outils entre eux afin de réaliser automatiquement certaines actions d'un outil à l'autre selon vos besoins.

Voici quelques exemples d'intégration que vous pourriez imaginer : 

  • Automatiser la création d'un candidat, d'une société, d'un contact ou encore d'un besoin lorsqu'un formulaire de votre choix a été rempli, ou suite à la réponse à un questionnaire
  • Créer une action dans BoondManager dès qu'un évènement est ajouté à votre calendrier
  • Créer une action dans BoondManager dès qu'un mail est reçu sur une adresse email
  • Créer une ressource dans BoondManager dès qu'un candidat de votre ATS est marqué comme recruté
  • Mettre à jour automatiquement les états de vos factures si vous disposez d'un outil de rapprochement bancaire (outil de comptabilité ou autre, etc...)
  • Poster un message dans un channel Slack à chaque création d'un besoin, candidats, projet, ...
  • Poster un message dans un channel Teams à chaque fois qu'un besoin est gagné
  • Ajouter un candidat/contact à votre newsletter à chaque fois qu'un candidat/contact est créé
  • Mettez à jour un contact/candidat dans BoondManager à chaque fois que celui-ci se désabonne de notre newsletter
  • etc...

Nous allons ici vous présenter quelques exemples de ces intégrations afin de vous familiariser avec les possibilités offertes.

ZapierBoondGif.png

 

 

Vérifiez vos autorisations !

Pour pouvoir utiliser notre intégration avec Zapier vous aurez besoin de vous connecter via une authentification BASIC AUTH. Pour cela, vous devez être avoir l'autorisation qui se trouve dans la configuration de votre fiche > onglet "Sécurité" > champ "Autoriser l'appel aux API Rest via l'authentification BasicAuth".

N'oubliez pas de vous y donner accès car si vous ne le faîtes pas vous aurez un message d'erreur vous empêchant d'avancer.

Sommaire

Qu'est-ce qu'un ZAP ? A quoi cela sert-il ?

Définition d'un Zap

Un Zap est l’association d’un trigger (ou déclencheur) et d’une ou plusieurs actions. Chaque trigger et action est mis à disposition par un outil ou une application (BoondManager, Gmail, TypeForm, Zendesk…) et permet d’interagir avec l’outil concerné.

Le trigger permet de lancer automatiquement l’exécution du Zap lorsque la règle correspondante est vérifiée (ex : envoi d’un nouveau formulaire, réception d’un email d’un émetteur particulier, …).

Le Zap va ensuite effectuer les actions une à une jusqu’à ce que la dernière soit réalisée.

Qu'est-ce qu'il permet ?

Chaque action Zapier permet, à partir de données d’entrée (nom, prénom, adresse mail…), d’effectuer directement une action dans l’application BoondManager.

Liste des Triggers mis à disposition

Afin que vous puissez déclencher des process lorsqu'un évènement se passe dans BoondManager, nous vous mettons à disposition un bon nombre de triggers.

Les triggers basés sur des évènements de création

Ces évènements déclencheront votre Zap à chaque fois qu'une création (de l'objet en question) est détectée. Ensuite, vous pourrez utiliser les informations de cette fiche fraîchement créée pour enchaîner les actions de votre choix. Voici la liste des triggers concernant la création de fiches.

  • New Candidate
  • New Resource
  • New Company
  • New Contact
  • New Opportunity
  • New Project
  • New Invoice
  • New Action / Action Updated

Les triggers basés sur des évènements de modification

Ces évènements déclencheront votre Zap à chaque fois qu'une modification (de l'objet en question) est détectée. Ensuite, vous pourrez utiliser les informations modifiées de cette fiche pour enchaîner les actions de votre choix. Voici la liste des triggers concernant la création de fiches.

  • Candidate Updated
  • Resource Updated
  • Company Updated
  • Contact Updated
  • Opportunity Updated
  • Project Updated
  • Invoice Updated
  • New Action / Action Updated

Besoin d'informations supplémentaires concernant la fiche modifiée ?

Dans ce cas, n'hésitez pas à utiliser une action "Search" juste après que le trigger est déclenché, ainsi vous pouvez utiliser l'ID de la fiche concernée par la mise à jour et rechercher la fiche concernée afin de récupérer les informations de la fiche que vous n'aviez pas.

Attention à la consommation de vos crédits Zapier

Attention à ne pas créer des Zaps se basant sur des Triggers très fréquents car vous risquez de consommer vos crédits rapidement. Soyez par exemple vigilant avec le trigger "New Action / Action updated" qui va se déclencher à chaque Création OU Mise à jour d'une fiche action. N'hésitez pas à utiliser un filtre derrière ce trigger si vous souhaitez déclencher d'autres étapes selon certaines conditions (type d'action, type d'évènement, ...)

Exemples d'utilisation des Triggers mises à disposition

Poster un message sur Slack à chaque fois qu'un nouveau projet est créé

Avec cet exemple de Zap, vous pouvez tenir informées (sur le channel Slack de votre choix) vos équipes à chaque fois qu'un projet est créé. Ce principe peut-être utilisé pour n'importe quel autre type d'évènement "création".

Poster un message sur Slack à chaque fois qu'un besoin est gagné

Avec cet exemple de Zap, vous pouvez tenir informées (sur le channel Slack de votre choix) vos équipes à chaque fois qu'un besoin est gagné. Ce principe peut-être utilisé pour n'importe quel autre type d'évènement "mise à jour". La particularité de ce zap est qu'il contient une étape intermédiaire de type "Filtre" qui permet de ne pas continuer la suite du Zap si certaines conditions ne sont pas vérifiées. En l'occurence ici on a filtre sur le contenu de la modification, si celle-ci n'indique pas que l'état a été passé à "Gagné" alors le zap s'arrête là.

Poster un message sur Slack à chaque fois qu'un besoin est créé

Avec un tel Zap, vous pouvez tenir informées (sur le channel Slack de votre choix) vos équipes à chaque fois qu'un besoin est créé pour les inviter à chercher des profils pouvant y répondre. Ce principe peut-être utilisé pour n'importe quel autre type d'évènement "création". En fonction de votre maîtrise et de votre abonnement de Zapier, nous vous mettons deux exemples de Zaps qui peuvent vous inspirer :

  • Zap simple : on notifie avec les informations basiques du besoin
  • Zap avancé : on récupère les infos du créateur et de la société avant de poster le message
Les Actions mises à disposition

Afin d'automatiser la création/modification de fiches selon les process que vous avez, nous avons mis à disposition un bon nombre d'actions.

Les actions de type "Recherche"

Ces action servent principalement à récupérer les informations d'une fiche afin d'enchaîner d'autres actions derrière (vérifier si une fiche existe, la mettre à jour, ...).

Voici la liste des actions "recherche" proposées à ce jour :

  • Find a Company
  • Find a Candidate
  • Find a Resource
  • Find a Contact
  • Find a Log

Les actions de type "Création"

Ces action permettent d'automatiser la création d'objet dans BoondManager. Cela vous permet notamment d'approvisionner automatiquement votre Base de Données BoondManager sans avoir à saisir manuellement certaines informations recueillies dans d'autres de vos systèmes d'informations.

Voici la liste des actions "création" proposées à ce jour :

  • Create a Candidate
  • Create a Resource
  • Create a Company
  • Create a Contact
  • Create an Opportunity
  • Create an Action - Candidate
  • Create an Action - Contact
  • Import a File

Les actions de type "Mise à jour"

Ces action permettent d'automatiser la mise à jour de données dans BoondManager. Cela vous permet notamment de vous assurer que vos infos saisies dans BoondManager recueillies sont bien synchronisées avec d'autres de vos systèmes d'informations.

Voici la liste des actions "mise à jour" proposées à ce jour :

  • Update a Candidate
  • Update a Resource
  • Update a Company
  • Update a Contact
  • Update an Opportunity

Vous avez à disposition les actions mentionnées ci-dessus ainsi que des exemples de Zaps que nous avons déjà créés. Libre à vous de réutiliser directement ces Zaps ou de créer les vôtres à partir des actions de BoondManager et d’autres outils (TypeForm, Gmail…). La création de Zaps et d’actions vous est expliquée ci-dessous.

Attention aux boucles infernales !!

Attention à ne pas créer des boucles "sans fin". Si par exemple vous créer un Zap qui se déclenche lors de la mise à jour d'un évènement et que dans ce même Zap vous allez mettre à jour un même type de fiche alors vous risquez d'avoir une boucle qui ne s'arrêtera pas. Du moins, pas tant que vous n'aurez pas expiré vos crédits et par conséquent cela peut vider le forfait Zapier que vous auriez payé.

Exemples d'utilisation des Actions mises à disposition

Créer un candidat dans BoondManager à chaque soumission d'un questionnaire Typeform

Cette intégration vous sera d'une très grande aide si vous cherchez un moyen simple de mettre à disposition un formulaire de candidature à vos candidats. Cet interfacage permet de travailler à partir d'un questionnaire Typeform (que nous vous conseillons par sa simplicité et son ergonomie) et d'y importer dans BoondManager toutes les informations recueillies par votre candidat

Pour l'utiliser, je vous invite à cliquer sur ce lien qui vous permettra d'utiliser un template que nous avons conçu pour vous.

Créer un candidat dans BoondManager à chaque soumission d'un questionnaire GForm

Exactement pareil que pour le point expliqué ci-dessus mais cette fois-ci avec GForm.

Pour l'utiliser, je vous invite à cliquer sur ce lien qui vous permettra d'utiliser un template que nous avons conçu pour vous.

Créer un besoin dans BoondManager à chaque soumission d'un questionnaire GForm

Exactement pareil que pour le point expliqué ci-dessus mais cette fois-ci avec la création d'un besoin (et potentiellement de la fiche société/contact CRM associée si elle n'existe pas déjà) à chaque soumission d'un questionnaire GForm.

Pour l'utiliser, je vous invite à cliquer sur ce lien qui vous permettra d'utiliser un template que nous avons conçu pour vous.

Et bien d'autres déclinaisons possibles

Vous pourriez par exemple vous servir de questionnaires et des actions mises à disposition pour :

  • Créer des besoins (et leur société/contacts si non-existants) à chaque soumission d'un questionnaire
  • MAJ des fiches en choisissant vous-même les champs obligatoires
  • Créer des actions mises en forme avec les réponses obtenues à un questionnaire
  • Récolter des documents et les joindre automatiquement dans les bonnes fiches

Si vous avez des idées et des suggestions d'application, n'hésitez pas à nous en faire part pour que nous puissions les étudier et voir s'il est possible d'en faire des templates (pour vous faciliter la création)

Exemple de création d'un zap de A à Z : Créer un candidat lorsqu'une réponse à un questionnaire a été soumise

Vous disposez d'un questionnaire sur votre site internet pour récolter les candidatures ? Cette fonctionnalité va vous permettre de rapatrier les candidatures automatiquement dans BoondManager.

Création d'un nouveau Zap et lecture du questionnaire

Dans cet exemple nous partirons du principe que votre questionnaire est un formulaire Google Forms et que les candidatures sont recueillies dans un Google Spreadsheet associé. Nous vous invitons à consulter la documentation de Google pour créer ce type de formulaires et le tableur associé.

Étape 1.

Pour créer un nouveau Zap, rendez-vous dans Zapier et cliquez sur MAKE A ZAP en haut à gauche.

ScreenZapCreate.png

Recherchez ensuite l'application Google Forms et sélectionnez-la.

ScreenZapStep1.png

Étape 2.

Choisissez l'évènement qui va déclencher le Zap et la création du candidat.

  • Pour cet exemple, vous pouvez choisir un déclenchement sur chaque nouvelle candidature en sélectionnant "New Response in Spreadsheet".

ScreenZapStep2.png

Validez votre choix puis choisissez le compte Google Forms que vous souhaitez associer à ce Zap. Il vous sera demandé de vous connecter à votre compte Google pour confirmer la connexion entre Zapier et Google Forms.

ScreenZapStep3.png

Étape 3.

Choisissez le questionnaire de candidature à utiliser, ainsi que le tableur associé puis validez et cliquez enfin sur le bouton Test & Review.

Résultat attendu

Si tout s'est bien passé, vous devriez obtenir un message "We found a response !", ce qui confirme que Zapier a réussi à lire les réponses au questionnaire.

Confirmez en cliquant sur Done, ce qui va finaliser l'étape de choix de l'élément déclencheur de votre Zap.

Envoi des données vers BoondManager

L'étape suivante va consister à indiquer quelle action réaliser à la réception de la candidature, et détailler la façon dont les informations du questionnaire vont se déverser dans BoondManager.

  1. Sélectionnez d'abord l'application BoondManager ou tapez BoondManager dans la recherche proposée.
  2. Choisissez ensuite l'action Create a candidate parmi les options proposées et cliquez sur Continue.
  3. Connectez votre compte BoondManager à l'aide de vos identifiants habituels, et cliquez sur Continue.
  4. Zapier vous affiche alors la liste des champs BoondManager disponibles. Pour chaque champ BoondManager, sélectionnez le champ du questionnaire de candidature qui correspond.

    Astuce : 

    Pour afficher tous les champs de votre questionnaire, cliquez sur Show All Options.

    IMPORTANT !

    Certains champs sont notés "Required" à droite. Ces champs correspondent aux champs obligatoires dans BoondManager et devront forcément être alimentés par votre questionnaire.

  5.  Une fois votre mapping terminé, cliquez sur Continue.

    Attention : 

    L'action suivante va créer des données réelles dans votre compte BoondManager.

  6. Si votre questionnaire a déjà reçu quelques réponses et que vous souhaitez réaliser un test immédiat, cliquez sur Test & Review.

    Résultat attendu : 

    Si tout s'est bien passé, le message "Test was successful !" devrait apparaître et vous devriez retrouver le candidat fraîchement créé dans BoondManager, ce qui confirme que votre Zap fonctionne !

  7. Cliquez enfin sur Done editing pour terminer la création du Zap, puis sur TURN ZAP ON pour l'activer.

Dorénavant, chaque nouvelle candidature envoyée au travers de votre questionnaire déclenchera le Zap et créera une fiche nouvelle fiche candidat dans BoondManager.

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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