🚨 Configurer et utiliser les alertes

S’abonner

L'objectif est de : 

• Gérer ses Rappels/Todo
• Effectuer des suivis candidats, RH, besoins, projets, commandes et factures
• Etre alerté des dates de fin de PE
• Et bien plus encore !

Les alertes sont communiquées aux utilisateurs par deux moyens

Par email

• Chaque jour pour les Alertes de type "rappels / actions à réaliser" ainsi que les relances de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences à valider 
• Chaque semaine pour les autres Alertes de types : Besoins non MAJ depuis X jours, Projets sans "Suivi de mission" depuis X jours, Ressources sans "Entretien" depuis X jours, dates d'anniversaire de ressource, candidats non MAJ depuis X jours, projets "en cours" sans commande (...) 

Directement depuis l'interface

Depuis la vue Tableau de bord vous avez accès à l'ensemble de vos alertes

L'application est installée par défaut à l'ensemble des Managers et des Ressources avec une configuration qui peut ne pas convenir à votre société (types de Alertes, règles de fonctionnement, activation des Alertes par user...).

Installer l'application aux différents comptes managers et ressources

Interface Administrateur > Apps / Marketplace > Alertes

Installation de l'app par défaut

Cliquez sur l'icône visibilité en haut à droite à côté de la roue crantée :

 Choisissez l'accessibilité :

• Accessible uniquement des managers autorisés  => uniquement les managers pourront accéder à l'App (et non pour les ressources). De plus, vous devez l'activer manuellement pour chaque manager depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkboxe de l'App "Alertes"
• Accessible par tous les managers  => accessible par défaut pour tous les managers (et non pour les ressources)
• Accessible par toutes les ressources avec un intranet d'actif et les managers autorisés  => accessible par défaut pour toutes les ressources "actives" - Pour les managers vous devez activer manuellement l'App depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkbox de l'App "Alertes"
• Accessible par tous les managers et toutes les ressources ayant un intranet d'actif => accessible par défaut pour tous les managers et toutes les ressources "actives"

Les alertes journalières et hebdomadaires

L'application Alertes peut envoyer des emails de manière journalière et hebdomadaire si l'envoi d'email est activé (cf onglet "Managers"). La fréquence d'envoi par type de Alerte est imposée. Voici la logique de fonctionnement :

Alertes journalières

Des Alertes journalières pour les alertes avec un caractère "urgent" comme : 

• Traiter une action "Rappel" / une action à réaliser 
• Valider une feuille de temps, une note de frais ou une demande d'absences

Alertes hebdomadaires

Des Alertes hebdomadaires pour les alertes avec un caractère "moins urgent" comme : 

• Effectuer le suivi de fiches candidats, ressources, besoins, projets, commandes et factures
• Être alerté d'incohérences / warnings présents sur l'outil (ressources sans contrat RH, date de fin de contrat RH qui arrive à terme, projets sans commande, échéances de facturation non traitées, date de règlement de facture dépassées...)

Quelques exemples

Les alertes journalières

Actions - cette rubrique permet de :

• Définir des Alertes pour être alerté sur des types d'actions à mener.
• Par défaut, les managers sont alertés sur les actions de type "Rappel" se réalisant le jour "J" (car "...se déroulant dans moins de 0 jours"). Libre à vous de changer ce paramétrage comme vous alerter des actions de type "RDV - CRM", "Entretien - Candidats", "Suivi de mission - Projet" (...) 

Temps, frais et absences - cette rubrique permet de :

• Définir des relances automatiques sur la validation de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences aussi bien du côté ressource que manager !
• Par défaut, les relances sont activées pour : 
  
  • les feuilles de temps des consultants internes et externes 2 jours après la date d'emailing ou après une première validation. Ainsi, si l'emailing pour inciter les ressources à renseigner leur feuille de temps est défini le 23, 2 jours plus tard les ressources qui n'ont pas validé leur document reçoivent une Alerte ! Egalement, si une ressource a validé sa feuille de temps, si le validateur du document n'a pas validé avant 2 jours il reçoit également une Alerte !
  • les demandes d'absences de l'ensemble des types de ressources 2 jours après la création/validation du document. Ainsi, lorsqu'une ressource valide une demande d'absence, si sous 2 jours le validateur ne valide pas la demande, il reçoit une Alerte ! Egalement, si la ressource enregistre son document et ne le valide pas sous 2 jours, elle reçoit une Alerte ! 

Notes de Frais - Aucune Alerte n'est installée par défaut pour les notes de frais. Si c'est un souhait, vous pouvez également les activer.  

Les alertes hebdomadaires

Afin de vous aider à mieux les comprendre, voici les explications des Alertes installées par défaut :

• "Aucune action de type "Entretien" depuis plus de 15 jours pour des candidats dans l'étape RH "Création" => L'objectif de cette Alerte est de vous inciter à mener une action "Entretien" avec vos candidats en étape "Création"
• "Intranet activé pour des ressources en état "Archivées" " => L'objectif de cette Alerte est de vous assurer que l'ensemble de vos ressources archivées ne peuvent plus se connecter à votre intranet ! 
• "Aucun contrat RH de référence pour des ressources en état "En cours" => L'objectif de cette Alerte est de vous alerter des ressources pour lesquelles vous n'avez pas défini de contrat RH sur leur onglet "Administratif" !
• "Aucune date de fin de contrat RH pour Ressources "Archivées" => L'objectif est de cette Alerte est de vous alerter des ressources en état "Archivées" pour lesquelles, vous n'avez pas défini de fin de contrat RH sur leur onglet "Administratif". 
• "Alertes - Besoins" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des besoins en état "Création" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Rappel" depuis plus de 15 jours. L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers à suivre leurs besoins / opportunités d'affaires ! 
• "Alertes - Positionnements" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des positionnements en état "En attente", "Présenté Client" et "Envoi du CV" qui n'ont pas été MAJ depuis plus de 30 jours. L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers à suivre de près leurs positionnements de ressources/candidats ! 
• "Alertes - Projets" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des projets de type Régie/AT en état "En cours" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Suivi de mission" depuis plus de 120 jours. => L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers à suivre de près leurs projets ! 
• Projets dans l'état "En cours" n'ayant aucune commande "Non archivé" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de projets qu'il n'y a pas de commande en état "En cours" sur leur(s) projet(s) "En cours". 
• "Aucune action de type "Note" depuis plus de 15 jours pour les factures en état "Relance 1" et "Relance 2" " => L'objectif de cette Alerte est d'inciter le responsable de factures en relance à effectuer un suivi ! 
• "Aucune adresse de facturation pour Commandes "En cours" " => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de commandes s'il existe des commandes sans adresse de facturation afin d'éviter d'envoyer des factures incomplètes ! 
• "Date de règlement passées depuis plus de 20 jours pour Factures dont Etat est en "Création" et "Transmis client" " => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de factures que la date de règlement a été dépassée et qu'il faut soit basculer les factures en état "Payée" ou alors effectuer des actions de relance !
• "Aucune prestation corrélée pour Commandes "En cours" en facturation "Mensuelle" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Mensuelle" qu'aucune prestation n'a été corrélée ! 
• "Echéances passées de 5 jours sans facture émise" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Echéancier"que des échéances de facturation n'ont pas été traitées depuis plus de 5 jours ! 
• "Montant des échéances différent du CA Commandé" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une commande de type "Echéancier" que le cumul des différentes échéances ne correspond pas au montant total de la commande, le "CA Commandé" ! 

Activer les alertes paramétrées par Manager

Interface Administrateur > Apps / Marketplace > Alertes (Fiche App) > Configuration > onglet Configurations personnalisées des managers

1. Par défaut, tous les managers ayant accès à cette app peuvent voir toutes les alertes les concernant configurées sur l'onglet "Alertes par défaut". Vous pouvez ajouter / modifier / supprimer des managers afin qu'ils voient moins d'alertes que celles par défaut en cliquant sur le bouton "+".

2. Pour chaque manager sélectionné , vous pouvez décider d'activer ou non les Alertes paramétrées sur l'onglet "Alertes par défaut". 

D'un point de vue utilisateur il est possible de configurer l'ordre d'affichage des Alertes.

Tableau de bord > Onglet Alertes > roue crantée "Modifier vos préférences de alertes"

Vous pourrez alors configurer : 

1. Le Périmètre des alertes
2. L'ordre d'affichage des alertes 
3. La réception des alertes par email