ūüö® Configurer et utiliser les alertes

Les alertes vont vous aider √† piloter efficacement votre activit√©, ainsi que vous assurer d'avoir une base de donn√©es √† jour et de ne rien oublier de faire dans BoondManager. 

Ces alertes, quotidiennes et hebdomadaires, couvrent l'ensemble des modules et fonctionnalités de BoondManager.

Sommaire

Fonctionnement des alertes

L'objectif est de

  • G√©rer ses Rappels/Todo pass√©es, du jour, √† venir
  • Effectuer des suivis candidats, RH, besoins, projets, commandes et factures
  • √ätre alert√© des dates de fin de PE, contrats RH se terminant, factures dont la date de r√®glement est aujourd'hui etc.
  • Et bien plus encore ūü•≥ !

Les alertes sont communiquées aux utilisateurs par deux moyens

Par email

En fonction de la configuration réalisée sur vos rapports d'alertes (quotidiens ou hebdomadaires), vous recevrez vos alertes sur les jours indiqués et à l'heure souhaitée sur l'email renseigné sur votre fiche.

Directement depuis l'interface

Depuis la vue Tableau de bord vous avez accès à l'ensemble de vos alertes

Alerte_User.png

Configurer les alertes - point de vue administrateur

Administration > encart Configuration avancée > Alertes

Un paramétrage des Alertes vous est proposé par défaut.

Néanmoins, vous avez la main pour revoir la configuration proposée sur les alertes existantes et en créer des nouvelles.

Configuration des rapports d'alertes

Vous pouvez configurer : 

  1. Jours d'envoi des rapports quotidiens et hebdomadaires
  2. Heure d'envoi des rapports quotidiens et hebdomadaires

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Alertes journalières

Des Alertes journali√®res pour les alertes avec un caract√®re "urgent" comme : 

  • Traiter une action "Rappel" / une action √† r√©aliser 
  • Valider une feuille de temps, une note de frais ou une demande d'absences

Alertes hebdomadaires

Des Alertes hebdomadaires pour les alertes avec un caract√®re "moins urgent" comme : 

  • Effectuer le suivi de fiches candidats, ressources, besoins, projets, commandes et factures
  • √ätre alert√© d'incoh√©rences / warnings pr√©sents sur l'outil (ressources sans contrat RH, date de fin de contrat RH qui arrive √† terme, projets sans commande, √©ch√©ances de facturation non trait√©es, date de r√®glement de facture d√©pass√©es...)

Configuration des alertes

 √Ä savoir

Lorsque vous configurez une alerte, elle sera alors proposée par défaut aux managers, en fonction des droits d'accès au module.

Créer une alerte

/guide-media/01HPP6J6P2GDNNT6SKGR0T46TW

  1. Choisir le module concerné pour lequel vous souhaitez créer une alerte
  2. Sélectionner une alerte relative à ce module
  3. Renseigner un certain nombre de variables : p√©riode, type, √©tat etc.
  4. Choisir les rapports d'alertes : quotidien, hebdomadaire, les deux, aucun

Modifier une alerte existante

Rien de plus simple ūüėä.

Si vous souhaitez modifier une alerte configur√©e par d√©faut, il vous suffit de cliquer dessus puis d'apporter les modifications souhait√©es et le tour est jou√© ūü•≥. 

Explication des alertes configurés par défaut

  • Aucune action de type "Entretien" depuis plus de 15 jours pour des candidats dans l'√©tape RH "Cr√©ation"
    L'objectif de cette Alerte est de vous inciter à mener une action "Entretien" avec vos candidats en étape "Création"
  • Intranet activ√© pour des ressources en √©tat "Archiv√©es" 
    L'objectif de cette Alerte est de vous assurer que l'ensemble de vos ressources archiv√©es ne peuvent plus se connecter √† votre intranet ! 
  • Aucun contrat RH de r√©f√©rence pour des ressources en √©tat "En cours"  
    L'objectif de cette Alerte est de vous alerter des ressources pour lesquelles vous n'avez pas défini de contrat RH sur leur onglet "Administratif" !
  • Aucune date de fin de contrat RH pour Ressources "Archiv√©es"
    L'objectif est de cette Alerte est de vous alerter des ressources en √©tat "Archiv√©es" pour lesquelles, vous n'avez pas d√©fini de fin de contrat RH sur leur onglet "Administratif". 
  • Contrat RH se terminant prochainement
    Gr√Ęce √† cette alerte, vous serez proactif dans votre processus d'offboarding.
  • Projets arrivant √† terme
    L'objectif de cette alerte est de prévenir le responsable manager du projet que se(s) projet(s) arrivent à échéance et qu'il faut donc soit chercher une nouvelle commande soit restaffer le(s) consultant(s).
  • Commandes sans adresse de facturation
    L'objectif de cette alerte est de notifier le responsable de la commande qu'il doit aller créer des coordonnées de facturation et les indiquer sur la commande.
  • Projets dans l'√©tat "En cours" n'ayant aucune commande "Non archiv√©"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de projets qu'il n'y a pas de commande en √©tat "En cours" sur leur(s) projet(s) "En cours". 
  • Aucune action de type "Note" depuis plus de 15 jours pour les factures en √©tat "Relance 1" et "Relance 2"
    L'objectif de cette Alerte est d'inciter le responsable de factures en relance √† effectuer un suivi ! 
  • Aucune adresse de facturation pour Commandes "En cours"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de commandes s'il existe des commandes sans adresse de facturation afin d'√©viter d'envoyer des factures incompl√®tes ! 
  • Montant des √©ch√©ances diff√©rent du CA Command√©
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une commande de type "Ech√©ancier" que le cumul des diff√©rentes √©ch√©ances ne correspond pas au montant total de la commande, le "CA Command√©" ! 
  • Date de r√®glement pass√©e depuis plus de 20 jours pour Factures dont Etat est en "Cr√©ation" et "Transmis client"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de factures que la date de règlement a été dépassée et qu'il faut soit basculer les factures en état "Payée" ou alors effectuer des actions de relance !
  • √Čch√©ances de facturation en attente de traitement
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Ech√©ancier"que des √©ch√©ances de facturation n'ont pas √©t√© trait√©es depuis plus de 5 jours ! 
Configurer les alertes - point de vue de l'utilisateur

Tableau de bord > Onglet Alertes > bouton de Configuration

Alerte_ConfigUser.png

Vous pourrez alors : 

  1. Configurer les rapports d'alertes
  2. Modifier les alertes mis à votre disposition par votre administrateur
  3. Cr√©er des nouvelles alertes 
  4. Modifier l'ordre d'affichage des alertes gr√Ęce au syst√®me de drag and drop

ConfigUtilisateur.png

Configurer les rapports d'alertes

Vous pouvez configurer vos rapports d'alertes quotidiens et hebdomadaires.

Pour chacun de ces rapports, deux options d'offrent √† vous : 

  • Garder la configuration par d√©faut, d√©fini dans l'Administration
    (En cas de besoin, une info bulle vous informe de la configuration réalisée)
  • Personnaliser vos rapports
    • Jours d'envoi des rapports
    • Heure d'envoi des rapports adapt√©e au fuseau horaire s√©lectionn√© dans la configuration de la fiche ressource

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Créer une alerte

Il vous suffit de vous rendre en bas de la page de configuration puis de cliquer sur Créer une alerte.

/guide-media/01HPP6J6P2GDNNT6SKGR0T46TW

  1. Choisir le module concerné pour lequel vous souhaitez créer une alerte
  2. Sélectionner une alerte relative à ce module
  3. Renseigner un certain nombre de variables : p√©riode, type, √©tat etc.
  4. Choisir les rapports d'alertes : quotidien, hebdomadaire, les deux, aucun

Modifier une alerte 

Rien de plus simple ūüėä.

Si vous souhaitez modifier une alerte, il vous suffit de cliquer dessus puis d'apporter les modifications souhait√©es et le tour est jou√© ūü•≥. 

 Attention

Un utilisateur ne peut éditer que ces propres alertes.

Concernant les alertes Administration, il pourra en modifier l'état :

  • Par d√©faut : cette alerte sera le m√™me que l'√©tat d√©fini dans l'Administration
  • D√©sactiv√©e : cette alerte peut √™tre d√©sactiv√©e si l'utilisateur ne souhaite pas la suivre 
  • Activ√©e : cette alerte peut-√™tre activ√©e et alors, quelque soit l'√©tat de l'alerte c√īt√© Administration, elle s'affichera pour l'utilisateur

 Astuce

Si vous souhaitez éditer une alerte administration, nous vous conseillons de la désactiver puis de la dupliquer afin que cette alerte soit dans votre configuration et ainsi vous permettre de la modifier selon vos souhaits.

 

FAQ

 Donner acc√®s √† la configuration des alertes √† un r√īle ou un manager

Il est possible de donner acc√®s √† un manager ou √† un r√īle. Il vous suffit de vous rendre dans la configuration du compte manager ou du r√īle > section Administration et d'activer la fonctionnalit√©.

Capture d‚ÄôeŐĀcran 2024-02-09 aŐÄ 11.12.56.png

 Je ne vois pas le bouton de cr√©ation lorsque j'arrive sur la configuration des alertes

Le lien de création se trouve tout en bas de la page. Cela vous permet de parcourir les différentes alertes pour vous assurer qu'elle n'existe pas avant de la créer.

  En tant qu'administrateur, je souhaite archiver une alerte

C√īt√© Administrateur, il est possible de d√©sactiver une alerte ou de la supprimer. 

  • D√©sactiver : si vous d√©sactivez une alerte ET que l'utilisateur avait l'√©tat Par d√©faut sur cette alerte alors cette derni√®re est d√©sactiv√©e. Si l'utilisateur avait Activ√©e l'alerte alors il n'y a pas d'impact.
  • Supprimer : cette alerte est alors supprim√©e c√īt√© utilisateur.

 Je n'arrive plus √† cr√©er d'alerte

Le nombre d'alertes maximal est de 50. Si vous avez atteint ce quota et que vous souhaitez cr√©er une nouvelle alerte, il vous faudra alors d√©sactiver une alerte existante. Si cette alerte d√©sactiv√©e est utilis√©e c√īt√© utilisateur, elle ne sera pas d√©sactiv√©e.

 Distinguer les alertes "administrateur" des alertes "utilisateur"

Une alerte administrateur se caract√©rise visuellement par cette ic√īne et l'alerte utilisateur par celle-ci .

 Restaurer la configuration des alertes r√©alis√©e par l'administrateur 

Tableau de bord > Onglet Alertes > bouton de Configuration

Il vous suffit de cliquer sur le bouton de restauration.

 Envie de participer √† notre roadmap ?

Depuis quelques mois nous mettons √† disposition un portail o√Ļ vous trouverez les √©volutions officiellement dans notre roadmap. N'h√©sitez pas √† venir voter pour celles-ci afin de nous aider √† les traiter au mieux (en nous d√©crivant leur criticit√© et comment cela vous aiderait). Aussi, n'h√©sitez pas √† nous soumettre d'autres id√©es en cliquant sur le bouton "Soumettre une id√©e" en haut √† droite.

Notre équipe produit se base à 100% sur les retours de nos clients pour que nos équipes puissent travailler exclusivement sur des évolutions vous aidant dans votre quotidien.

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans r√©ponse alors n'h√©sitez surtout pas √† contacter notre service Support qui reste √† votre √©coute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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