🚹 Configurer et utiliser les alertes

Les alertes vont vous aider Ă  piloter efficacement votre activitĂ©, ainsi que vous assurer d'avoir une base de donnĂ©es Ă  jour et de ne rien oublier de faire dans BoondManager. 

Ces alertes, quotidiennes et hebdomadaires, couvrent l'ensemble des modules et fonctionnalités de BoondManager.

Sommaire

Fonctionnement des alertes

L'objectif est de

  • GĂ©rer ses Rappels/Todo passĂ©es, du jour, Ă  venir
  • Effectuer des suivis candidats, RH, besoins, projets, commandes et factures
  • Être alertĂ© des dates de fin de PE, contrats RH se terminant, factures dont la date de rĂšglement est aujourd'hui etc.
  • Et bien plus encore đŸ„ł !

Les alertes sont communiquées aux utilisateurs par deux moyens

Par email

En fonction de la configuration réalisée sur vos rapports d'alertes (quotidiens ou hebdomadaires), vous recevrez vos alertes sur les jours indiqués et à l'heure souhaitée sur l'email renseigné sur votre fiche.

Directement depuis l'interface

Depuis la vue Tableau de bord vous avez accĂšs Ă  l'ensemble de vos alertes

Alerte_User.png

Configurer les alertes - point de vue administrateur

Administration > encart Configuration avancée > Alertes

Un paramétrage des Alertes vous est proposé par défaut.

Néanmoins, vous avez la main pour revoir la configuration proposée sur les alertes existantes et en créer des nouvelles.

Configuration des rapports d'alertes

Vous pouvez configurer : 

  1. Jours d'envoi des rapports quotidiens et hebdomadaires
  2. Heure d'envoi des rapports quotidiens et hebdomadaires

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Alertes journaliĂšres

Des Alertes journaliĂšres pour les alertes avec un caractĂšre "urgent" comme : 

  • Traiter une action "Rappel" / une action Ă  rĂ©aliser 
  • Valider une feuille de temps, une note de frais ou une demande d'absences

Alertes hebdomadaires

Des Alertes hebdomadaires pour les alertes avec un caractĂšre "moins urgent" comme : 

  • Effectuer le suivi de fiches candidats, ressources, besoins, projets, commandes et factures
  • Être alertĂ© d'incohĂ©rences / warnings prĂ©sents sur l'outil (ressources sans contrat RH, date de fin de contrat RH qui arrive Ă  terme, projets sans commande, Ă©chĂ©ances de facturation non traitĂ©es, date de rĂšglement de facture dĂ©passĂ©es...)

Configuration des alertes

 Ă€ savoir

Lorsque vous configurez une alerte, elle sera alors proposée par défaut aux managers, en fonction des droits d'accÚs au module.

Créer une alerte

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  1. Choisir le module concerné pour lequel vous souhaitez créer une alerte
  2. SĂ©lectionner une alerte relative Ă  ce module
  3. Renseigner un certain nombre de variables : pĂ©riode, type, Ă©tat etc.
  4. Choisir les rapports d'alertes : quotidien, hebdomadaire, les deux, aucun

Modifier une alerte existante

Rien de plus simple 😊.

Si vous souhaitez modifier une alerte configurĂ©e par dĂ©faut, il vous suffit de cliquer dessus puis d'apporter les modifications souhaitĂ©es et le tour est jouĂ© đŸ„ł. 

Explication des alertes configurés par défaut

  • Aucune action de type "Entretien" depuis plus de 15 jours pour des candidats dans l'Ă©tape RH "CrĂ©ation"
    L'objectif de cette Alerte est de vous inciter à mener une action "Entretien" avec vos candidats en étape "Création"
  • Intranet activĂ© pour des ressources en Ă©tat "ArchivĂ©es" 
    L'objectif de cette Alerte est de vous assurer que l'ensemble de vos ressources archivĂ©es ne peuvent plus se connecter Ă  votre intranet ! 
  • Aucun contrat RH de rĂ©fĂ©rence pour des ressources en Ă©tat "En cours"  
    L'objectif de cette Alerte est de vous alerter des ressources pour lesquelles vous n'avez pas défini de contrat RH sur leur onglet "Administratif" !
  • Aucune date de fin de contrat RH pour Ressources "ArchivĂ©es"
    L'objectif est de cette Alerte est de vous alerter des ressources en Ă©tat "ArchivĂ©es" pour lesquelles, vous n'avez pas dĂ©fini de fin de contrat RH sur leur onglet "Administratif". 
  • Contrat RH se terminant prochainement
    GrĂące Ă  cette alerte, vous serez proactif dans votre processus d'offboarding.
  • Projets arrivant Ă  terme
    L'objectif de cette alerte est de prévenir le responsable manager du projet que se(s) projet(s) arrivent à échéance et qu'il faut donc soit chercher une nouvelle commande soit restaffer le(s) consultant(s).
  • Commandes sans adresse de facturation
    L'objectif de cette alerte est de notifier le responsable de la commande qu'il doit aller créer des coordonnées de facturation et les indiquer sur la commande.
  • Projets dans l'Ă©tat "En cours" n'ayant aucune commande "Non archivĂ©"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de projets qu'il n'y a pas de commande en Ă©tat "En cours" sur leur(s) projet(s) "En cours". 
  • Aucune action de type "Note" depuis plus de 15 jours pour les factures en Ă©tat "Relance 1" et "Relance 2"
    L'objectif de cette Alerte est d'inciter le responsable de factures en relance Ă  effectuer un suivi ! 
  • Aucune adresse de facturation pour Commandes "En cours"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de commandes s'il existe des commandes sans adresse de facturation afin d'Ă©viter d'envoyer des factures incomplĂštes ! 
  • Montant des Ă©chĂ©ances diffĂ©rent du CA CommandĂ©
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une commande de type "EchĂ©ancier" que le cumul des diffĂ©rentes Ă©chĂ©ances ne correspond pas au montant total de la commande, le "CA CommandĂ©" ! 
  • Date de rĂšglement passĂ©e depuis plus de 20 jours pour Factures dont Etat est en "CrĂ©ation" et "Transmis client"
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de factures que la date de rÚglement a été dépassée et qu'il faut soit basculer les factures en état "Payée" ou alors effectuer des actions de relance !
  • ÉchĂ©ances de facturation en attente de traitement
    L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "EchĂ©ancier"que des Ă©chĂ©ances de facturation n'ont pas Ă©tĂ© traitĂ©es depuis plus de 5 jours ! 
Configurer les alertes - point de vue de l'utilisateur

Tableau de bord > Onglet Alertes > bouton de Configuration

Alerte_ConfigUser.png

Vous pourrez alors : 

  1. Configurer les rapports d'alertes
  2. Modifier les alertes mis Ă  votre disposition par votre administrateur
  3. CrĂ©er des nouvelles alertes 
  4. Modifier l'ordre d'affichage des alertes grĂące au systĂšme de drag and drop

ConfigUtilisateur.png

Configurer les rapports d'alertes

Vous pouvez configurer vos rapports d'alertes quotidiens et hebdomadaires.

Pour chacun de ces rapports, deux options d'offrent Ă  vous : 

  • Garder la configuration par dĂ©faut, dĂ©fini dans l'Administration
    (En cas de besoin, une info bulle vous informe de la configuration réalisée)
  • Personnaliser vos rapports
    • Jours d'envoi des rapports
    • Heure d'envoi des rapports adaptĂ©e au fuseau horaire sĂ©lectionnĂ© dans la configuration de la fiche ressource

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Créer une alerte

Il vous suffit de vous rendre en bas de la page de configuration puis de cliquer sur Créer une alerte.

/guide-media/01HPP6J6P2GDNNT6SKGR0T46TW

  1. Choisir le module concerné pour lequel vous souhaitez créer une alerte
  2. SĂ©lectionner une alerte relative Ă  ce module
  3. Renseigner un certain nombre de variables : pĂ©riode, type, Ă©tat etc.
  4. Choisir les rapports d'alertes : quotidien, hebdomadaire, les deux, aucun

Modifier une alerte 

Rien de plus simple 😊.

Si vous souhaitez modifier une alerte, il vous suffit de cliquer dessus puis d'apporter les modifications souhaitĂ©es et le tour est jouĂ© đŸ„ł. 

 Attention

Un utilisateur ne peut Ă©diter que ces propres alertes.

Concernant les alertes Administration, il pourra en modifier l'Ă©tat :

  • Par dĂ©faut : cette alerte sera le mĂȘme que l'Ă©tat dĂ©fini dans l'Administration
  • DĂ©sactivĂ©e : cette alerte peut ĂȘtre dĂ©sactivĂ©e si l'utilisateur ne souhaite pas la suivre 
  • ActivĂ©e : cette alerte peut-ĂȘtre activĂ©e et alors, quelque soit l'Ă©tat de l'alerte cĂŽtĂ© Administration, elle s'affichera pour l'utilisateur

 Astuce

Si vous souhaitez éditer une alerte administration, nous vous conseillons de la désactiver puis de la dupliquer afin que cette alerte soit dans votre configuration et ainsi vous permettre de la modifier selon vos souhaits.

 

FAQ

 Donner accĂšs Ă  la configuration des alertes Ă  un rĂŽle ou un manager

Il est possible de donner accÚs à un manager ou à un rÎle. Il vous suffit de vous rendre dans la configuration du compte manager ou du rÎle > section Administration et d'activer la fonctionnalité.

Capture d’écran 2024-02-09 à 11.12.56.png

 Je ne vois pas le bouton de crĂ©ation lorsque j'arrive sur la configuration des alertes

Le lien de création se trouve tout en bas de la page. Cela vous permet de parcourir les différentes alertes pour vous assurer qu'elle n'existe pas avant de la créer.

  En tant qu'administrateur, je souhaite archiver une alerte

CĂŽtĂ© Administrateur, il est possible de dĂ©sactiver une alerte ou de la supprimer. 

  • DĂ©sactiver : si vous dĂ©sactivez une alerte ET que l'utilisateur avait l'Ă©tat Par dĂ©faut sur cette alerte alors cette derniĂšre est dĂ©sactivĂ©e. Si l'utilisateur avait ActivĂ©e l'alerte alors il n'y a pas d'impact.
  • Supprimer : cette alerte est alors supprimĂ©e cĂŽtĂ© utilisateur.

 Je n'arrive plus Ă  crĂ©er d'alerte

Le nombre d'alertes maximal est de 50. Si vous avez atteint ce quota et que vous souhaitez créer une nouvelle alerte, il vous faudra alors désactiver une alerte existante. Si cette alerte désactivée est utilisée cÎté utilisateur, elle ne sera pas désactivée.

 Distinguer les alertes "administrateur" des alertes "utilisateur"

Une alerte administrateur se caractérise visuellement par cette icÎne et l'alerte utilisateur par celle-ci .

 Restaurer la configuration des alertes rĂ©alisĂ©e par l'administrateur 

Tableau de bord > Onglet Alertes > bouton de Configuration

Il vous suffit de cliquer sur le bouton de restauration.

 Envie de participer Ă  notre roadmap ?

Depuis quelques mois nous mettons Ă  disposition un portail oĂč vous trouverez les Ă©volutions officiellement dans notre roadmap. N'hĂ©sitez pas Ă  venir voter pour celles-ci afin de nous aider Ă  les traiter au mieux (en nous dĂ©crivant leur criticitĂ© et comment cela vous aiderait). Aussi, n'hĂ©sitez pas Ă  nous soumettre d'autres idĂ©es en cliquant sur le bouton "Soumettre une idĂ©e" en haut Ă  droite.

Notre Ă©quipe produit se base Ă  100% sur les retours de nos clients pour que nos Ă©quipes puissent travailler exclusivement sur des Ă©volutions vous aidant dans votre quotidien.

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans rĂ©ponse alors n'hĂ©sitez surtout pas Ă  contacter notre service Support qui reste Ă  votre Ă©coute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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