Configurer et utiliser les alertes ūüö® (ex : notifications)

Les alertes vont vous aider √† piloter efficacement votre activit√©, vous assurez d'avoir une base de donn√©es √† jour et de ne rien oublier de faire dans BoondManager. 

Ces alertes, quotidiennes et hebdomadaires, couvrent l'ensemble des modules et fonctionnalités de BoondManager.

Le tuto vidéo :

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Sommaire

Configurer l'application - point de vue Admin

L'application est installée par défaut à l'ensemble des Managers et des Ressources avec une configuration qui peut ne pas convenir à votre société (types de Alertes, règles de fonctionnement, activation des Alertes par user...).

Pré-requis :

Seul l'administrateur de votre interface peut configurer les Alertes √† afficher pour chaque manager. En tant que "simple" user, vous avez uniquement la possibilit√© de changer l'ordre d'affichage des Alertes + de d√©sactiver l'envoi des emails. 

Installer l'application aux différents comptes managers et ressources

Interface Administrateur > Apps / Marketplace > Alertes

Installation de l'app par défaut

Cliquez sur l'ic√īne visibilit√© en haut √† droite √† c√īt√© de la roue crant√©e :

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 Choisissez l'accessibilit√© :

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  • Accessible uniquement des managers autoris√©s  => uniquement les managers pourront acc√©der √† l'App (et non pour les ressources). De plus, vous devez l'activer manuellement pour chaque manager depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkboxe de l'App "Alertes"
  • Accessible par tous les managers  => accessible par d√©faut pour tous les managers (et non pour les ressources)
  • Accessible par toutes les ressources avec un intranet d'actif et les managers autoris√©s  => accessible par d√©faut pour toutes les ressources "actives" - Pour les managers vous devez activer manuellement l'App depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkbox de l'App "Alertes"
  • Accessible par tous les managers et toutes les ressources ayant un intranet d'actif => accessible par d√©faut pour tous les managers et toutes les ressources "actives"

Les alertes journalières et hebdomadaires

L'application Alertes peut envoyer des emails de manière journalière et hebdomadaire si l'envoi d'email est activé (cf onglet "Managers"). La fréquence d'envoi par type de Alerte est imposée. Voici la logique de fonctionnement :

Alertes journalières

Des Alertes journali√®res pour les alertes avec un caract√®re "urgent" comme : 

  • Traiter une action "Rappel" / une action √† r√©aliser 
  • Valider une feuille de temps, une note de frais ou une demande d'absences

Alertes hebdomadaires

Des Alertes hebdomadaires pour les alertes avec un caract√®re "moins urgent" comme : 

  • Effectuer le suivi de fiches candidats, ressources, besoins, projets, commandes et factures
  • √ätre alert√© d'incoh√©rences / warnings pr√©sents sur l'outil (ressources sans contrat RH, date de fin de contrat RH qui arrive √† terme, projets sans commande, √©ch√©ances de facturation non trait√©es, date de r√®glement de facture d√©pass√©es...)

Quelques exemples

Les alertes journalières

Actions - cette rubrique permet de :

  • D√©finir des Alertes pour √™tre alert√© sur des types d'actions √† mener.
  • Par d√©faut, les managers sont alert√©s sur les actions de type "Rappel" se r√©alisant le jour "J" (car "...se d√©roulant dans moins de 0 jours"). Libre √† vous de changer ce param√©trage comme vous alerter des actions de type "RDV - CRM", "Entretien - Candidats", "Suivi de mission - Projet" (...) 

Temps, frais et absences - cette rubrique permet de :

  • D√©finir des relances automatiques sur la validation de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences aussi bien du c√īt√© ressource que manager !
  • Par d√©faut, les relances sont activ√©es pour : 
    • les feuilles de temps des consultants internes et externes 2 jours apr√®s la date d'emailing ou apr√®s une premi√®re validation. Ainsi, si l'emailing pour inciter les ressources √† renseigner leur feuille de temps est d√©fini le 23, 2 jours plus tard les ressources qui n'ont pas valid√© leur document re√ßoivent une Alerte ! Egalement, si une ressource a valid√© sa feuille de temps, si le validateur du document n'a pas valid√© avant 2 jours il re√ßoit √©galement une Alerte !
    • les demandes d'absences de l'ensemble des types de ressources 2 jours apr√®s la cr√©ation/validation du document. Ainsi, lorsqu'une ressource valide une demande d'absence, si sous 2 jours le validateur ne valide pas la demande, il re√ßoit une Alerte ! Egalement, si la ressource enregistre son document et ne le valide pas sous 2 jours, elle re√ßoit une Alerte ! 

Notes de Frais Aucune Alerte n'est install√©e par d√©faut pour les notes de frais. Si c'est un souhait, vous pouvez √©galement les activer.  

Les alertes hebdomadaires

Afin de vous aider √† mieux les comprendre, voici les explications des Alertes install√©es par d√©faut :

  • "Aucune action de type "Entretien" depuis plus de 15 jours pour des candidats dans l'√©tape RH "Cr√©ation" => L'objectif de cette Alerte est de vous inciter √† mener une action "Entretien" avec vos candidats en √©tape "Cr√©ation"
  • "Intranet activ√© pour des ressources en √©tat "Archiv√©es" " => L'objectif de cette Alerte est de vous assurer que l'ensemble de vos ressources archiv√©es ne peuvent plus se connecter √† votre intranet ! 
  • "Aucun contrat RH de r√©f√©rence pour des ressources en √©tat "En cours" => L'objectif de cette Alerte est de vous alerter des ressources pour lesquelles vous n'avez pas d√©fini de contrat RH sur leur onglet "Administratif" !
  • "Aucune date de fin de contrat RH pour Ressources "Archiv√©es" => L'objectif est de cette Alerte est de vous alerter des ressources en √©tat "Archiv√©es" pour lesquelles, vous n'avez pas d√©fini de fin de contrat RH sur leur onglet "Administratif". 
  • "Alertes - Besoins" => Par d√©faut, il est d√©fini d'alerter le responsable des besoins en √©tat "Cr√©ation" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Rappel" depuis plus de 15 jours. L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers √† suivre leurs besoins / opportunit√©s d'affaires ! 
  • "Alertes - Positionnements" => Par d√©faut, il est d√©fini d'alerter le responsable des positionnements en √©tat "En attente", "Pr√©sent√© Client" et "Envoi du CV" qui n'ont pas √©t√© MAJ depuis plus de 30 jours. L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers √† suivre de pr√®s leurs positionnements de ressources/candidats ! 
  • "Alertes - Projets" => Par d√©faut, il est d√©fini d'alerter le responsable des projets de type R√©gie/AT en √©tat "En cours" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Suivi de mission" depuis plus de 120 jours. => L'objectif de cette Alerte est d'inciter vos managers √† suivre de pr√®s leurs projets ! 
  • "Aucune commande "En cours" pour projet "En cours" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de projets qu'il n'y a pas de commande en √©tat "En cours" sur leur(s) projet(s) "En cours". 
  • "Aucune action de type "Note" depuis plus de 15 jours pour les factures en √©tat "Relance 1" et "Relance 2" => L'objectif de cette Alerte est d'inciter le responsable de factures en relance √† effectuer un suivi ! 
  • "Aucune adresse de facturation pour Commandes "En cours" " => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de commandes s'il existe des commandes sans adresse de facturation afin d'√©viter d'envoyer des factures incompl√®tes ! 
  • "Date de r√®glement pass√©es depuis plus de 20 jours pour Factures dont Etat est en "Cr√©ation" et "Transmis client" " => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable de factures que la date de r√®glement a √©t√© d√©pass√©e et qu'il faut soit basculer les factures en √©tat "Pay√©e" ou alors effectuer des actions de relance !
  • "Aucune prestation corr√©l√©e pour Commandes "En cours" en facturation "Mensuelle" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Mensuelle" qu'aucune prestation n'a √©t√© corr√©l√©e ! 
  • "Ech√©ances pass√©es de 5 jours sans facture √©mise" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Ech√©ancier"que des √©ch√©ances de facturation n'ont pas √©t√© trait√©es depuis plus de 5 jours ! 
  • "Montant des √©ch√©ances diff√©rent du CA Command√©" => L'objectif de cette Alerte est d'alerter le responsable d'une commande de type "Ech√©ancier" que le cumul des diff√©rentes √©ch√©ances ne correspond pas au montant total de la commande, le "CA Command√©" ! 

Activer les alertes paramétrées par Manager

Interface Administrateur > Apps / Marketplace > Alertes (Fiche App) > Configuration > onglet Configurations personnalisées des managers

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  1. Par défaut, tous les managers ayant accès à cette app peuvent voir toutes les alertes les concernant configurées sur l'onglet "Alertes par défaut". Vous pouvez ajouter / modifier / supprimer des managers afin qu'ils voient moins d'alertes que celles par défaut en cliquant sur le bouton "+".

  2. Pour chaque manager s√©lectionn√© , vous pouvez d√©cider d'activer ou non les Alertes param√©tr√©es sur l'onglet "Alertes par d√©faut". 
Configurer l'application - point de vue de l'utilisateur 

D'un point de vue utilisateur il est possible de configurer l'ordre d'affichage des Alertes.

Tableau de bord > Onglet Alertes > roue crantée "Modifier vos préférences de alertes"

Alerte_ConfigUser.png

Vous pourrez alors configurer

  1. Le Périmètre des alertes
  2. L'ordre d'affichage des alertes 
  3. La réception des alertes par email
Fonctionnement des alertes

L'objectif est de : 

  • G√©rer ses Rappels/Todo
  • Effectuer des suivis candidats, RH, besoins, projets, commandes et factures
  • Etre alert√© des dates de fin de PE
  • Et bien plus encore !

Les alertes sont communiquées aux utilisateurs par deux moyens

Par email

  • Chaque jour pour les Alertes de type "rappels / actions √† r√©aliser" ainsi que les relances de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences √† valider 
  • Chaque semaine pour les autres Alertes de types : Besoins non MAJ depuis X jours, Projets sans "Suivi de mission" depuis X jours, Ressources sans "Entretien" depuis X jours, dates d'anniversaire de ressource, candidats non MAJ depuis X jours, projets "en cours" sans commande (...) 

Directement depuis l'interface

Depuis la vue Tableau de bord vous avez accès à l'ensemble de vos alertes

Alerte_User.png

Pour aller plus loin : 

Vous pouvez également visionner le webinar réalisé sur Comment configurer et utiliser les Alertes de BoondManager ?

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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