Configurer et utiliser les Notifications

Les notifications vont vous aider à piloter efficacement votre activité, vous assurez d'avoir une base de données à jour et de ne rien oublier de faire dans BoondManager. 

Ces notifications, quotidiennes et hebdomadaires, couvrent l'ensemble des modules et fonctionnalités de BoondManager.

Le tuto vidéo :

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Sommaire

Configurer l'application - point de vue Admin

L'application est installée par défaut à l'ensemble des Managers et des Ressources avec une configuration qui peut ne pas convenir à votre société (types de Notifications, règles de fonctionnement, activation des Notifications par user...).

Pré-requis :

Seul l'administrateur de votre interface peut configurer les Notifications à afficher pour chaque manager. En tant que "simple" user, vous avez uniquement la possibilité de changer l'ordre d'affichage des Notifications + de désactiver l'envoi des emails. 

Installer l'application aux différents comptes managers et ressources

Interface Administrateur > Mes Apps > Notifications > Configurer > onglet Globale

Installation de l'app par défaut

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  • Accessible uniquement des managers autorisés  => uniquement les managers pourront accéder à l'App (et non pour les ressources). De plus, vous devez l'activer manuellement pour chaque manager depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkboxe de l'App "Notifications"
  • Accessible par tous les managers  => accessible par défaut pour tous les managers (et non pour les ressources)
  • Accessible par toutes les ressources avec un intranet d'actif et les managers autorisés  => accessible par défaut pour toutes les ressources "actives" - Pour les managers vous devez activer manuellement l'App depuis l'interface "Administrateur" > rubrique "Comptes" > fiche du compte Manager > cocher la checkboxe de l'App "Notifications"
  • Accessible par tous les managers et toutes les ressources ayant un intranet d'actif => accessible par défaut pour tous les managers et toutes les ressources "actives"

Les alertes journalières et hebdomadaires

L'application Notifications peut envoyer des emails de manière journalière et hebdomadaire si l'envoi d'email est activé (cf onglet "Managers"). La fréquence d'envoi par type de Notification est imposée. Voici la logique de fonctionnement :

Notifications journalières

Des Notifications journalières pour les alertes avec un caractère "urgent" comme : 

  • Traiter une action "Rappel" / une action à réaliser 
  • Valider une feuille de temps, une note de frais ou une demande d'absences

Notifications hebdomadaires

Des Notifications hebdomadaires pour les alertes avec un caractère "moins urgent" comme : 

  • Effectuer le suivi de fiches candidats, ressources, besoins, projets, commandes et factures
  • Être alerté d'incohérences / warnings présents sur l'outil (ressources sans contrat RH, date de fin de contrat RH qui arrive à terme, projets sans commande, échéances de facturation non traitées, date de règlement de facture dépassées...)

Quelques exemples

Les notifications journalières

Actions - cette rubrique permet de :

  • Définir des Notifications pour être alerté sur des types d'actions à mener.
  • Par défaut, les managers sont alertés sur les actions de type "Rappel" se réalisant le jour "J" (car "...se déroulant dans moins de 0 jours"). Libre à vous de changer ce paramétrage comme vous alerter des actions de type "RDV - CRM", "Entretien - Candidats", "Suivi de mission - Projet" (...) 

Temps, frais et absences - cette rubrique permet de :

  • Définir des relances automatiques sur la validation de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences aussi bien du côté ressource que manager !
  • Par défaut, les relances sont activées pour : 
    • les feuilles de temps des consultants internes et externes 2 jours après la date d'emailing ou après une première validation. Ainsi, si l'emailing pour inciter les ressources à renseigner leur feuille de temps est défini le 23, 2 jours plus tard les ressources qui n'ont pas validé leur document reçoivent une Notification ! Egalement, si une ressource a validé sa feuille de temps, si le validateur du document n'a pas validé avant 2 jours il reçoit également une Notification !
    • les demandes d'absences de l'ensemble des types de ressources 2 jours après la création/validation du document. Ainsi, lorsqu'une ressource valide une demande d'absence, si sous 2 jours le validateur ne valide pas la demande, il reçoit une Notification ! Egalement, si la ressource enregistre son document et ne le valide pas sous 2 jours, elle reçoit une Notification ! 

Notes de Frais Aucune Notification n'est installée par défaut pour les notes de frais. Si c'est un souhait, vous pouvez également les activer.  

Les notifications hebdomadaires

Afin de vous aider à mieux les comprendre, voici les explications des Notifications installées par défaut :

  • "Aucune action de type "Entretien" depuis plus de 15 jours pour des candidats dans l'étape RH "Création" => L'objectif de cette Notification est de vous inciter à mener une action "Entretien" avec vos candidats en étape "Création"
  • "Intranet activé pour des ressources en état "Archivées" " => L'objectif de cette Notification est de vous assurer que l'ensemble de vos ressources archivées ne peuvent plus se connecter à votre intranet ! 
  • "Aucun contrat RH de référence pour des ressources en état "En cours" => L'objectif de cette Notification est de vous alerter des ressources pour lesquelles vous n'avez pas défini de contrat RH sur leur onglet "Administratif" !
  • "Aucune date de fin de contrat RH pour Ressources "Archivées" => L'objectif est de cette Notification est de vous alerter des ressources en état "Archivées" pour lesquelles, vous n'avez pas défini de fin de contrat RH sur leur onglet "Administratif". 
  • "Notifications - Besoins" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des besoins en état "Création" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Rappel" depuis plus de 15 jours. L'objectif de cette Notification est d'inciter vos managers à suivre leurs besoins / opportunités d'affaires ! 
  • "Notifications - Positionnements" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des positionnements en état "En attente", "Présenté Client" et "Envoi du CV" qui n'ont pas été MAJ depuis plus de 30 jours. L'objectif de cette Notification est d'inciter vos managers à suivre de près leurs positionnements de ressources/candidats ! 
  • "Notifications - Projets" => Par défaut, il est défini d'alerter le responsable des projets de type Régie/AT en état "En cours" pour lesquels il n'y a pas eu d'action de type "Suivi de mission" depuis plus de 120 jours. => L'objectif de cette Notification est d'inciter vos managers à suivre de près leurs projets ! 
  • "Aucune commande "En cours" pour projet "En cours" => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable de projets qu'il n'y a pas de commande en état "En cours" sur leur(s) projet(s) "En cours". 
  • "Aucune action de type "Note" depuis plus de 15 jours pour les factures en état "Relance 1" et "Relance 2" => L'objectif de cette Notification est d'inciter le responsable de factures en relance à effectuer un suivi ! 
  • "Aucune adresse de facturation pour Commandes "En cours" " => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable de commandes s'il existe des commandes sans adresse de facturation afin d'éviter d'envoyer des factures incomplètes ! 
  • "Date de règlement passées depuis plus de 20 jours pour Factures dont Etat est en "Création" et "Transmis client" " => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable de factures que la date de règlement a été dépassée et qu'il faut soit basculer les factures en état "Payée" ou alors effectuer des actions de relance !
  • "Aucune prestation corrélée pour Commandes "En cours" en facturation "Mensuelle" => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Mensuelle" qu'aucune prestation n'a été corrélée ! 
  • "Echéances passées de 5 jours sans facture émise" => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable d'une Commande de type "Echéancier"que des échéances de facturation n'ont pas été traitées depuis plus de 5 jours ! 
  • "Montant des échéances différent du CA Commandé" => L'objectif de cette Notification est d'alerter le responsable d'une commande de type "Echéancier" que le cumul des différentes échéances ne correspond pas au montant total de la commande, le "CA Commandé" ! 

Activer les notifications paramétrées par Manager

Interface Administrateur > Mes Apps > Notifications > Configurer > onglet Managers

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  1. Pour chaque manager qui a l'App d'installée, vous pouvez décider d'activer ou non les Notifications paramétrées sur l'onglet "Globale"
  2. Pour chaque manager qui a l'App  d'installée, vous pouvez décider d'activer ou de désactiver l'envoi des Notifications journalières et hebdomadaires par email   
Configurer l'application - point de vue de l'utilisateur 

D'un point de vue utilisateur il est possible de configurer l'ordre d'affichage des Notifications.

Tableau de bord > partie Notifications > roue crantée "Modifier vos préférences de notifications"

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Vous pourrez alors configurer

  1. Le Périmètre des notifications
  2. L'ordre d'affichage des notifications 
Fonctionnement des notifications

L'objectif est de : 

  • Gérer ses Rappels/Todo
  • Effectuer des suivis candidats, RH, besoins, projets, commandes et factures
  • Etre alerté des dates de fin de PE
  • Et bien plus encore !

Les notifications sont communiquées aux utilisateurs par deux moyens

Par email

  • Chaque jour pour les Notifications de type "rappels / actions à réaliser" ainsi que les relances de feuilles de temps, notes de frais et demandes d'absences à valider 
  • Chaque semaine pour les autres Notifications de types : Besoins non MAJ depuis X jours, Projets sans "Suivi de mission" depuis X jours, Ressources sans "Entretien" depuis X jours, dates d'anniversaire de ressource, candidats non MAJ depuis X jours, projets "en cours" sans commande (...) 

Directement depuis l'interface

Depuis la vue Tableau de bord vous avez accès à l'ensemble de vos notifications

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Pour aller plus loin : 

Vous pouvez également visionner le webinar réalisé sur Comment configurer et utiliser les Notifications de BoondManager ?

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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