Comment gérer l'activité des collaborateurs pendant le Covid-19 ?

Boond vous accompagne pour gérer au mieux le suivi de votre activité durant ce contexte particulier, voici quelques conseils :

Sommaire

Créer une typologie de temps 

Selon votre manière d'assimiler le chômage partiel, nous vous proposons de créer une nouvelle typologie d'activité pour que vos collaborateurs pointent leur temps durant la période de confinement. 

Pour effectuer cette partie, il vous faut les droits Administrateur.

Rendez-vous sur l'interface Administrateur > Agence Juridique > cliquez sur la ou les Agences concernées > Onglets Temps, Frais, Absences > Section tableau de typologies d'unité d'oeuvre

Configuration de la nouvelle typologie de temps

Nous vous conseillons de gérer le chômage partiel comme étant une absence.

Capture_d_e_cran_2020-03-30_a__11.58.27.png

1er cas : vous connaissez à l'avance les jours chômés par votre collaborateur et vous préférez avoir une validation sur les jours non travaillés. 

  • Dans ce cas, créez une typologie d'activité de type Absence avec ADA en cliquant sur le bouton +
  • Nommez l'absence de manière à ce que ce soit compréhensible par votre collaborateur : par exemple "chômage partiel" 

2ème cas : vous ne connaissez pas à l'avance les jours chômés et préférez que votre collaborateur les indique directement sur sa feuille de temps 

  • Dans ce cas, créez une typologie d'activité de type Absence sans ADA en cliquant sur le bouton +
  • Nommez l'absence de manière à ce que ce soit compréhensible par votre collaborateur : par exemple "chômage partiel" 

Si vous souhaitez également indiquer l'activité sous forme de télétravail 

  • Dans ce cas, créez une typologie d'activité de type Production en cliquant sur le bouton + 
  • Nommez l'absence de manière à ce que ce soit compréhensible par votre collaborateur : par exemple "Télétravail confinement" 

 

Si le collaborateur ne voit pas la typologie d'absence dans son CRA

Par défaut, toutes les absences sont activées à vos collaborateurs. Mais si vous avez personnalisé ce champs, alors il faut aller cocher manuellement la nouvelle typologie.
Pour cela, rendez-vous sur les collaborateurs concernés > Configuration Capture_d_e_cran_2020-03-30_a__12.05.42.png > Section Configuration avancée > Tableau Types d'absences autorisés 

Capture_d_e_cran_2020-03-30_a__12.08.46.png

 

 

Vérifier les feuilles de temps des collaborateurs 

Cas 1 : vous connaissez les jours chômés à l'avance 

Si vous êtes dans le cas 1 et que vous connaissez les jours de travail et les jours chômés par votre collaborateur, vous pouvez éditer vous-même ses demandes d'absences. 

Dans ce cas, rendez-vous sur la fiche ressources des collaborateurs concernés et créer vous-même les demandes d'absences sur les jours chômés. 

Vous pouvez également demander à votre collaborateur de faire sa demande d'absence pour le mois en cours en indiquant les jours non travaillés. 

Dans ces deux cas le validateur reçoit une demande de validation et peut ainsi s'assurer des jours non travaillés. Cela vous permet de vous organiser au mieux. De plus, lorsque le collaborateur remplira sa feuille de temps en fin de mois, les jours chômés seront d'ores et déjà pré-remplis. 

Cas 2 : vous ne connaissez pas les jours chômés à l'avance 

Dans ce cas, laissez le collaborateur faire sa feuille de temps de manière classique en le laissant indiquer lui-même les jours où il n'a pas travaillé. Vous recevrez un email lorsque le collaborateur aura validé sa feuille de temps uniquement. 

A la fin de la période de crise 

Pour que les collaborateurs ne puissent plus utiliser ces typologies à la fin du confinement, pensez à bien archiver les unités d'oeuvre en suivant le même chemin. Toutefois attention : il est important de ne pas supprimer de typologie pour garder une cohérence sur votre historique

 

Quantifier l'impact du chômage partiel ou du télétravail 

Il est important pour vous de savoir combien de jour au total le collaborateur a travaillé ou non pour connaître l'impact du chômage partiel ou du télétravail. 

Depuis le module Activité et Frais

Depuis le module Activité et Frais vous pouvez réaliser une extraction détaillées des temps. Pour cela, une fois sur le module filtrez sur la période qui vous intéresse puis cliquer sur le bouton d'extraction Bouton_Extract_.png  et choisissez "Détaillée (jours)" sous le format compatible avec votre ordinateur. 

Capture_d_e_cran_2020-03-30_a__12.23.19.png

Puis sur le fichier Excel généré, vous n'avez plus qu'à faire la somme des temps de type chômage partiel. 

Si vous ne voyez pas le bouton d'extraction, rapprochez-vous de votre Administrateur pour qu'il vous donne le droit d'extraction depuis la configuration Managers/Rôles.

Depuis ExtractPayroll 

Vous pouvez également faire ressortir cette information pour la communiquer à votre gestionnaire de paie. Pour cela rendez-vous sur l'App ExtractPayroll.  

Attention : cette App présente des données sensibles : salaires et avantages, il faut donc la donner en accès uniquement aux personnes autorisées à voir ces données. 

Une fois sur l'App, rendez-vous sur la configuration Capture_d_e_cran_2020-03-30_a__12.05.42.png 

Vous retrouvez la section Extraction où vous pouvez faire le choix des colonnes à afficher sur votre fichier Excel en cochant les checkbox relatives. 

0tLv1YWAVR.gif

Depuis le Reporting 

 Depuis le module Reporting > Synthèse > Type Activité et Frais 

Vous pouvez filtrer sur la période officielle du confinement et regarder les indicateurs : 

  • Durée des temps consommés - Absence
  • Coût des temps consommés - Absence

Cela ne vous donne l'information pertinente uniquement si c'est la seule absence que vos collaborateurs ont posé sur cette période. 

Pour aller plus loin

Vous pouvez également décider de changer le coût de tous vos collaborateurs afin de prendre uniquement en compte la partie payée par l'employeur. 

N'hésitez pas à consulter l'article proposé par Service public sur le sujet : Activité partielle, démarche de l'employeur (section rémunération versée au salarié). 

Créer des avenants de contrat 

Pour gérer cela au plus propre et imputer le bon coût à vos collaborateurs, vous pouvez décider de créer un avenant à tous les contrats en cours dans Boond. 

Pour limiter les clics et allers/retours vous pouvez utiliser l'App Contracts. Il n'est cependant pas possible de faire le changement en masse, d'autant plus que chaque cas est spécifique. 

Puis dans la case salaire, indiquez

  • L'équivalent de ce que vous versez à votre collaborateur durant cette période
    Cette information peut vous être donné par votre gestionnaire de paie. 
  • Le nombre de jour ouvrés annuels travaillés (si vous avez l'information) pour calculer au mieux le nouveau CJM

A la fin de la période de crise 

Pensez à créer de nouveaux avenants avec les salaires et jours ouvrés rétablis 

 

 

Nous espérons que cet article vous a été utile et nous vous invitons grandement à nous l'indiquer en votant juste en dessous.

S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.