Ce tutoriel consacré au module Besoins va vous aider à créer et qualifier une opportunité d'affaires, réaliser une estimation de CA et de marge mais également positionner un candidat ou une ressource et en effectuer un suivi.
Sommaire
Bonne nouvelle ! Si vous avez un doute sur la méthode de création d'un besoin ou si vous souhaitez l'expliquer à vos nouveaux collaborateurs en lui inculquant les bonnes pratiques, Boond a mis en place un système de guidage guidé.
Pour cela, rien de plus simple, cliquez sur le bouton Aide en haut à droite de votre interface et laisser vous guider par James !
Un besoin / une opportunité d'affaires est forcément rattachée à un contact CRM
Créer le besoin
CRM > fiche Contact > cliquer sur le bouton "+" puis sélectionner "Besoin"
Qualifier le besoin
Dans la rubrique Informations générales, renseignez à minima :
- Le titre du besoin
- L'État du besoin
- Le Type : Régie/AT, Forfait, Recrutement, etc.
- Une description => appel d'offre, email reçu du client/prospect. Le but étant que Boond centralise toutes les informations :)
Dans la rubrique Informations complémentaires, vous pourriez apporter plus de précisions :
- Provenance du besoin
- Budget envisagé
- CA envisagé
- Durée
- Date de démarrage
Une fois le besoin créé, il est important d'effectuer un positionnement d'un candidat ou d'une ressource et de le qualifier afin de pouvoir estimer un chiffre d'affaire, une marge et une rentabilité.
Créer un positionnement
Besoins > fiche Besoin > onglet Positionnement
En cliquant sur "Créer un positionnement" un workflow s'affiche.
Par défaut, vous arriverez sur le module Candidats mais vous pouvez très bien aller sur le module Ressources pour y rattacher une personne qui travaille pour vous.
Il ne vous reste plus qu'à :
- Sélectionner le/les candidat.s ou la/les ressource.s
- Cliquer sur le bouton "Ajouter"
Vous aurez alors la possibilité de cliquer sur le bouton "Positionner"
À savoir :
Vous avez la possibilité de notifier le responsable du candidat/ressource et le responsable du besoin qu'un positionnement à été effectué.
Qualifier un positionnement
Pour effectuer une qualification avancée du positionnement d'un candidat ou d'une ressource.
Besoins > fiche Besoin > onglet Positionnements > cliquer sur la ligne du positionnement
- Renseignez les dates prévisionnelles du projet. Vous verrez apparaître le nombre de jours ouvrés de la période à droite des dates du projet
- Indiquez le tarif de vente journalier
- Indiquez le nombre de jours que vous comptez vendre
- Si vous avez positionné une ressource, l'outil doit proposer par défaut son CJM (Coût Journalier Moyen) afin de calculer le coût d'intervention sur la période : (Nb Jrs Facturés+ Nb Gratuits)*CJM. Si aucun CJM ne ressort par défaut cela signifie que votre ressource ne possède pas de contrat RH (cf l'onglet "Administratif" de la fiche ressource). Si vous avez positionné un candidat, c'est à vous de définir manuellement son CJM (Coût Journalier Moyen) afin de calculer le coût d'intervention sur la période : (Nb Jrs Facturés+ Nb Gratuits)*CJM
En qualifiant le positionnement, vous pourrez visionner le "Résumé financier" du besoin.
Comprendre le résumé financier d'un besoin
Voici une aide complémentaire qui explique son fonctionnement.
Besoins > fiche Besoin > onglet Positionnement
- Chiffre d’affaires HT = Tarif de vente journalier HT de la ressource x Nombre de jours facturés
- Coûts HT = Coût Journalier Moyen (CJM) de la ressource x Nombre de jours facturés
- Marge HT = Chiffres d’affaires HT – Coûts HT
- Rentabilité = Marge HT / Chiffre d’affaires HT x 100
IMPORTANT !
Vous pouvez choisir de corréler / décorréler les positionnements sur le besoin. Cette option vous permet d'indiquer les positionnements à intégrer ou non dans le résumé financier.
La case à cocher située en dessous du résumé financier de la fiche besoin permet de remplacer la CA envisagé du besoin qualifié sur l'onglet « Informations » par le CA total des positionnements corrélés.
Cette action vous permettra d'historiser à quel moment a eu lieu la présentation client et renseigner un compte-rendu.
Besoins > fiche Besoin > onglet Positionnement
- Cliquez sur l'icône au bout de la ligne du positionnement
- Renseignez le compte rendu de la présentation de votre Candidat / Ressource effectuée auprès de votre prospect / client
- A l'enregistrement de l'action, un message de confirmation s'affiche à l'écran pour vous informer que le compte rendu est alors visible sur les onglets « Actions » des fiches concernées (Candidat / Ressource, Besoin et Prospect / Client)
- De retour sur la fiche besoin, qualifiez l'état du positionnement de votre Candidat / Ressource => Présentation Client
Une fois que votre opportunité d'affaire se concrétise, vous pouvez la transformer en projet et garder tous les éléments précédemment qualifiés. Pour cela, vous pouvez suivre le tutoriel suivant : Transformer vos besoins en projet .
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