Explication et configuration des Reportings

Le module « Reporting » est un véritable tableau de bord regroupant une multitude d’indicateurs utiles au pilotage de votre activité répartis dans plusieurs vues.

Vidéo réalisée sur l'ancienne version 

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Sommaire

Plans de charge

Les Plans de charge vous permet de visionner la disponibilité "signée" et "prévisionnelle" des ressources que vous pilotez.

Pour pouvoir exploiter le plan de charge, il est primordial de comprendre le code couleur utilisé.

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Pour cela, n'hésitez pas à vous référer à la légende présentée en bas de page :

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  • Prestation signée : prestation pour laquelle vous avez reçu l'accord de votre client
  • Prestation prévisionnelle : prestation que vous envisagez de signer (ATTENTION : une ressource ne peut pas pointer de temps sur une prestation prévisionnelle)
  • Interne : inactivité de type Interne. Activité non facturé que vous souhaitez afficher sur le plan de charge (ex : formations, projets internes etc.).
  • Absence : inactivité de type Absence. Période d'absence que vous souhaitez visualiser sur le plan de charge.

IMPORTANT !

L'inactivité ne se crée pas toute seule avec les demandes d'absences ou même avec la déclaration des temps (activité interne). Si votre objectif est de faire de la planification, veuillez plutôt utiliser l'application PlanProduction qui vous permettra de visualiser les demandes d'absences et les temps consommés. 

L'activité Interne se crée depuis la fiche Ressource > onglet Prestation > Bouton + > Inactivité. Vous aurez alors la possibilité de choisir entre Interne et Absence

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  • Positionnement : positionnement effectué sur les besoins pour chacune des ressources

IMPORTANT !

Par défaut, Boond vous affiche la date des positionnements, soit la date à laquelle le positionnement à eu lieu. Vous pouvez modifier et afficher la période des positionnements ainsi que choisir les états des positionnements que vous souhaitez suivre.

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  • Contrat RH : présence d'un contrat RH ou de sous-traitance pour chaque ressource.

Astuce : 

Vous avez également la possibilité en survolant avec votre souris les différentes lignes, d'obtenir des indications sur, par exemple, la prestation, mais également en cliquant sur la ligne souhaitée de vous rendre directement sur la prestation/contrat/inactivité/positionnement. 

Explication des principaux Filtres Avancés

  • Occupation = permet d'afficher le taux d'occupation de chaque ressource avec des dégradés de couleurs. Plus la couleur foncée, plus le taux d'occupation est élevée
  • Regroupement = permet de regrouper sur une même barre l'ensemble des missions d'une même ressource pour avoir une estimation du taux d'occupation global de chaque ressource. C'est utile pour les ressources qui travaillent sur plusieurs projets à la fois
  • Disponibilités = permet d'afficher les ressources disponibles le plus rapidement possible  avec « Tri par ordre croissant » ou occupées en priorité le plus longtemps possible avec « Tri par ordre décroissant »…
  • Positionnement = permet d'afficher les positionnements de ressources effectués sur des besoins. Si vous cochez la checkbox située à côté du champ, vous pouvez afficher les périodes des positionnements formalisées. Il peut être intéressant d'afficher les périodes de positionnements de l'ensemble des positionnements en état "création" et "présenté client" par exemple. 
Synthèse

La Synthèse vous fournit des reportings automatiques sur l’activité commerciale, RH, des temps et des frais et de la facturation par manager, business unit, ressource, projet, client, agence, société... sous forme de tableaux dynamiques ou de graphiques. Six types sont donc à votre disposition. 

Par défaut, BoondManager affiche une liste non exhaustive d'indicateurs par reporting (que vous pourrez personnaliser).

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  • Commerciale = reporting des modules CRM, Besoins et Projets
  • Ressources Humaines = reporting du module Ressources
  • Recrutement = reporting du module Candidats
  • Activité et Frais = reporting du module Temps & Frais
  • Facturation = reporting du module Facturation
  • Globale = reporting des modules Ressources, Projets, Temps & Frais, Facturation

Astuces :

En survolant les indicateurs, le détail du calcul apparait. Les chiffres en gras au sein du tableau sont des liens dynamiques, en cliquant dessus vous êtes redirigés vers le détail du calcul.

De plus, vous avez la possibilité de voir vos données sous vue graphiques.

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Projets

Ce Reporting vous permet d’obtenir une synthèse de chacun de vos projets.

Cette vue a le même fonctionnement et le même mode de configuration que la vue Synthèse. Il vous permet d’obtenir une synthèse de chacun de vos projets : CA signés, temps budgétés et consommés au global et par ressource, coûts remontés, marges réelles par rapport aux données signée, CA de Production, CA Facturés, Ca payés... 

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En cliquant sur les filtres avancés, vous aurez la possibilité d'effectuer une recherche sur une ressource en particulier et/ou une société (comme dans l'exemple ci-dessous) et/ou encore sur un contact CRM. 

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Ressources

Cet onglet vous permet d'obtenir une synthèse de chacune de vos ressources, en fonction des indicateurs que vous aurez choisi. Il se paramètre de la même manière que la vue Synthèse. 

A noter qu'ici, vous avez deux vues différentes possibles :  

Vue par Périodes

Les Périodes sont placées horizontalement et les Ressources verticalement, les unes en dessous des autres, avec les mêmes indicateurs par Ressources. Cette vue permet de voir l'évolution des chiffres d'une Ressource dans le temps.

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Vue par Ressources

Ici, ce sont les Ressources qui sont placées horizontalement et les indicateurs verticalement. Cette vue permet une vue d'un ensemble de Ressources sur les mêmes indicateurs.

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Sociétés

Ce Reporting vous permet d’analyser la répartition de votre activité sur votre portefeuille de clients.

Cet onglet "Répartition par client" a le même fonctionnement et le même mode de configuration que la vue Synthèse, à noter cependant 2 différences :

  • l'affichage est limité à 10
  • il y a la possibilité d'afficher les données en chiffres ou en pourcentages

Cet onglet vous permet d’étudier la répartition de votre activité (CA signé, Nb de projets en cours, Nb de missions en cours, Nb de positionnements…) pour chaque client. 27 indicateurs sont à votre disposition pour vous rendre compte sous forme de tableaux ou de graphiques de la répartition de votre activité sur votre portefeuille de clients.

Configuration des reportings

Pour configurer les indicateurs sur le Reporting, il faut cliquer sur la roue crantée de Configuration.

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Vous pouvez "Ajouter" ou "Retirer" des indicateurs, "Ajouter des séparateurs" et faire du drag & drop pour les classer dans l'ordre de votre choix. Il est préférable de se restreindre aux indicateurs les plus parlants en fonction de votre activité. 

Vous avez également la possibilité d'extraire vos données au format excel pour les travailler ensuite.

Suggestion : 

Pour vous aider dans votre choix, vous pouvez commencer pas tous les afficher afin de voir à quoi ils correspondent et les supprimer au fur et à mesure si vous ne souhaitez pas les conserver.

 

Astuce : 

Pour revenir à la configuration par défaut, il vous suffit de vider complètement une liste et d'enregistrer.

 

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