L'application SEPA a pour but de vous aider à générer vos fichiers SEPA pour réaliser vos virements (Salaires/Avantages/Frais, Achats/Paiements et Avoirs) et vos éventuels prélèvements de clients.

Sommaire

Installer et configurer l'application SEPA

Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace SEPA

Une fois que vous avez cliquez sur le bouton Installer n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Configuration 

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Vous pourrez ainsi configurer :

  • Mode de règlement de vos virements SEPA : Choisissez parmi la liste des modes de règlements disponibles. Cette liste est configurable en allant dans Administration > Paramètres globaux > onglet Facturation > rubrique Modes de règlement 
  • Etat dans lequel doit être basculé un avoir après génération d'un fichier SEPA
  • Etat dans lequel doit être basculé un paiement après génération d'un fichier SEPA
  • Si coché, les notes de frais seront passées à l'état "Payé"après génération d'un fichier SEPA
  • Date de paiement des salaires : Sera utilisée dans le fichier SEPA généré
  • Mode de règlement de vos prélèvements SEPA : Choisissez parmi la liste des modes de règlements disponibles.Cette liste est configurable en allant dans Administration > Paramètres globaux > onglet Facturation > rubrique Modes de règlement 
  • Etat dans lequel une facture doit être basculée après génération d'un fichier SEPA
  • Identifiants créancier SEPA (ICS) : Configurez les ICS de chacune vos agences, ils seront nécessaires à la génération de vos futurs fichiers SEPA

 

IMPORTANT !

N'oubliez pas de donner les autorisations d'accès au.x manager.s concernés. Pour cela, il faut vous rendre dans l'interface Administration > Managers / Rôles > fiche compte concerné / rôle concerné > rubrique Apps.

Screenshot  

Générer un fichier SEPA pour prélever vos clients (avec un mandat SEPA)

Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM à prélever

Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous.

Directement depuis l'app

Apps > fiche SEPA > onglet Factures

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Vous aurez alors la possibilité :

  • d'importer les coordonnées bancaires de vos commandes
  • d'effectuer une recherche sur les commandes avec/sans coordonnées bancaires et de pouvoir effectuer une mise à jour rapidement en cliquant sur la ligne concernée 

Directement depuis la commande

CRM > vue Société > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Debit/TransferSettings

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Puis renseignez les coordonnées bancaires de la société.

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Paramétrer vos commandes pour les prélèvements

Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations 

  1. Se rendre dans l'onglet Informations
  2. Sélectionner Prélèvement dans le champ Mode de règlement
  3. Enregistrer
  4. Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings
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  5. Renseigner la Référence Unique de Mandat (RUM) de prélèvement
  6. Choisir le type de séquence (FIRST, RECURRENT, ONE-OFF)
  7. Renseigner la Date de signature de ce mandat
  8. Valider les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le prélèvement
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IMPORTANT !

Désormais les nouvelles factures qui seront générées à partir de cette fiche commande auront pour mode de règlement la valeur Prélèvement. En revanche, si vous souhaitez pouvoir utiliser l'app SEPA pour des factures ayant déjà été créées, il vous faut aller modifier manuellement chacune de ses factures pour inscrire Prélèvement dans le champ Mode de règlement.

Générer le fichier SEPA

Apps > fiche SEPA > onglet Factures 

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  1. Utilisez les filtres pour afficher les factures souhaitées

    À savoir :

    Si vous n'arrivez pas à afficher certaines factures, vérifiez que la commande à l'origine de celles-ci a bien comme Mode de règlement l'option Prélèvement. Si oui alors rendez-vous sur les fiches factures en question puis de même vérifiez que le Mode de règlement est bien Prélèvement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.

  2. Vérifiez que les coordonnées ont bien été correctement complétées

    À savoir :

    Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées, en cliquant sur l'icône vous pourrez directement accéder à la configuration des coordonnées sur la fiche commande. N'hésitez pas à reprendre le processus complet depuis le 4.a si vous n'arrivez pas à finaliser ce paramétrage.

  3. Cliquez sur l'icône SEPA

Une pop-up s'affiche alors afin de vous permettre d'indiquer :

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  1. La date souhaitée de paiement
  2. L'état de sauvegarde après extraction
  3. Si vous souhaitez basculer les prélèvements FIRST en RECURRENT

Vous verrez alors que les factures pour lesquelles les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur. 

À SAVOIR :

La date et la personne ayant réalisée la dernière extraction sont indiquées.

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Générer un fichier SEPA pour régler les salaires/avantages/frais de vos salariés

Apps > fiche SEPA > onglet Contrats

Renseigner les coordonnées bancaires de vos employés

Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous. 

Directement depuis l'app

SEPA > onglet Contrats > icône Configurer

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En allant dans la configuration, vous verrez alors s'afficher la liste des personnes ayant un contrat en cours et en cliquant sur la ligne d'un ressource vous pourrez renseigner/mettre à jour ses coordonnées bancaires

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Depuis la fiche Contrat de la ressource

Ressources > fiche Ressource > onglet Administratif > fiche Contrat

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Vérifier dans un premier temps les coordonnées bancaires de votre agence à utiliser pour verser les salaires puis renseignez alors les coordonnées bancaires de votre ressource avant d'Enregistrer. 

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Générer le fichier SEPA

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  1. Utiliser les filtres pour afficher les ressources souhaitées et choisissez la période pour laquelle vous souhaitez verser les salaires/avantages/frais

    Pré-requis

    Si vous n'arrivez pas à afficher certaines ressources, vérifiez que chacune des ressources manquante possède bien un contrat incluant la période choisie. Si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.

  2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées

    Pré-requis

    Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées. Veuillez vous référer au chapitre Renseigner les coordonnées bancaires de vos employés

  3. Renseigner les montants à verser (salaires, avantages, frais)
    Soit en les renseignant manuellement
    Soit en utilisant la fonction d'import
  4. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
Générer un fichier SEPA pour payer par virement les factures de vos fournisseurs/sous-traitants (vos achats / paiements)

Apps > fiche SEPA > onglet Paiements

Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs

Pour effectuer ce paramétrage, deux possibilités s'offrent à vous. 

Directement depuis l'app

SEPA > onglet Paiements > icône Configurer

Vous aurez la possibilité de visualiser si les coordonnées bancaires de vos fournisseurs sont qualifiées. Vous aurez la possibilité le cas échéant de les mettre à jour.

Depuis la fiche Société

CRM > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Débit/Transfer Settings

Capture_d_e_cran_2020-07-16_a__13.52.08.pngVous pourrez renseigner les coordonnées bancaires de la société CRM à qui vous allez directement virer le montant de vos achats.

Si vous virez sur différents comptes, vous pouvez ajouter plusieurs lignes en cliquant sur + Ajouter une ligne.

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Paramétrer vos achats pour les virements

Achats > fiche Achat > onglet Informations > icône Apps > Transfer Settings

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  1. Se rendre sur l'onglet Informations
  2. Sélectionner Virement dans le champ Mode de règlement
  3. Enregistrer 
  4. Cliquer sur Apps puis sur Debit/Transfer Settings
    Capture_d_e_cran_2020-07-16_a__20.48.53.png
  5. Choisir les coordonnées bancaire (de la société CRM et de votre agence juridique) qui seront utilisées pour le virement

Générer le fichier SEPA

Apps > fiche SEPA > onglet Paiements > bouton Extraire

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  1. Utiliser les filtres pour afficher les paiements souhaitées et choisissez la période

    Pré-requis

    Si vous n'arrivez pas à afficher certains paiements, vérifiez sur chacune des fiches achat concernées que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.

  2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées

    Pré-requis

    Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées et qu'il faut donc aller configurer les coordonnées de la fiche achat.

  3. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
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  4. Choisir la date de paiement souhaitée et l'état sauvegardé après extraction

Vous verrez alors que les paiements pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur 

 

Générer un fichier SEPA pour rembourser vos clients selon les avoirs que vous avez réalisés

Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM

CRM > vue Société > fiche Société > onglet Informations > icône Apps > Debit/TransferSettings

En cas de besoin, vous pouvez vous référer au point Renseigner les coordonnées bancaires de vos sociétés CRM fournisseurs

Paramétrer vos commandes pour les virements

Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations

Se référer à Paramétrer vos commandes pour les prélèvements en sachant qu'ici on renseignera les coordonnées bancaires sur lesquelles on souhaite pouvoir effectuer des virements (du montant des avoirs). 

Paramétrer vos avoirs pour les virements

Facturation > vue Commandes > fiche Commande > onglet Informations > rubrique Informations complémentaires

  • Vérifier que le Mode de règlement est bien Virement

Générer le fichier SEPA

Apps > fiche SEPA > onglet Avoirs > bouton Extraire

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  1. Utiliser les filtres pour afficher les factures souhaitées

    Pré-requis

    Si vous n'arrivez pas à afficher certains avoirs, vérifiez sur chacune des fiches facture d'avoir manquante que le Mode de règlement est bien Virement puis Enregistrez. Le problème devrait être résolu, si ce n'est pas le cas veuillez contacter le support.

  2. Vérifier que les coordonnées ont été correctement complétées

    Pré-requis

    Si le symbole rouge apparaît, c'est que les coordonnées n'ont pas été correctement configurées et qu'il faut donc aller configurer les coordonnées de la fiche commande.

  3. Cliquer sur l'icône Extraire le fichier SEPA
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  4. Sélectionner la date de paiement souhaitée et l'état sauvegardé après extraction

Vous verrez alors que les avoirs pour lesquels les coordonnées ont été correctement renseignées ont vu leur état basculer selon le paramétrage effectué par l'administrateur.

 

 

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