Importer vos données dans BoondManager

Grâce à notre module d'import, il est plus facile que jamais d'intégrer vos Sociétés et Contact CRM, Candidats, Ressources, Besoins et Actions dans BoondManager.

Voici un tutoriel pour vous guider dans la mise en forme de vos fichiers d'import et dans l'intégration de vos données.

PARTIE 1 : Mettre en forme vos données pour l'import

Avertissement

Le module d'import est conçu pour importer des données en création mais ne fera pas de mise à jour sur les fiches déjà existantes.

Les étapes que nous allons voir ci-dessous ne concernent donc que l'intégration de nouvelles données : si vous essayez d'importer des fiches déjà présentes le module créera de nouvelles fiches (causant potentiellement des doublons).

Pour mettre en forme les données et obtenir un fichier prêt à être importé, nous préconisons tout d'abord l'utilisation du format CSV, très facile à ouvrir et à manipuler sur Excel. Idéalement les fichiers doivent être encodés en UTF-8 afin de respecter toutes les lettres accentuées et les caractères spéciaux.

Astuce : Sous Excel, lorsque vous utilisez le menu "Enregistrer sous...", vous pouvez directement choisir le bon format, nommé "CSV UTF-8 (séparé par des virgules)".

CSV_UTF-8.png

 

Nous vous proposons des fichiers modèles pour chaque type d'import, que vous trouverez en utilisant les liens ci-dessous :

Pour remplir ces fichiers, voici quelques indications à retenir pour un import parfait :

  • Les champs dates sont au format JJ/MM/AAAA par défaut
  • Les champs texte comme le Nom, Prénom, les titres, les commentaires, etc. n'ont pas besoin de format particulier.
  • Certains champs (Commentaires, Compétences, etc.) peuvent comporter plusieurs lignes, et les retours à la ligne seront respectés à l'import.
  • Les champs normés qui sont reliés à votre paramétrage doivent respecter exactement l'intitulé qui est paramétré dans BoondManager.

    Exemple

    Pour les Etats des fiches CRM, si vous avez créé un Etat "Client VIP" il faudra que cet intitulé soit repris tel quel sur les lignes concernées, en respectant notamment les majuscules et accents.

  • Lorsque vous souhaitez rentrer plusieurs valeurs sur un même champ, par exemple dans un sélecteur où l'on peut cocher plusieurs lignes comme les Domaines d'application des fiches Candidats et Ressources, vous pouvez écrire les valeurs les unes à la suite des autres, séparées simplement par des virgules mais en respectant toujours l'intitulé exact qui est dans votre paramétrage.

    Ex : "Développeur, Chef de Projet, Java"

  • Lorsque vous souhaitez affecter les fiches aux différents Manager de votre compte BoondManager, ou à une certaine Agence Juridique, une BU ou encore un certain Pôle, vous devez indiquer leur ID dans la colonne concernée.

    Où trouver l'ID ?

    L'ID se trouve toujours en bas à gauche de la page de configuration de la fiche : par exemple pour les Managers, l'ID se trouve dans Administration > Managers/Rôles > Ouvrir la fiche du manager concerné et regarder tout en bas à gauche. On y trouve un ID du type COMP1, il faudra alors reporter seulement le numéro "1" dans la colonne "Responsable Manager" du fichier d'import.

  • Pour les compétences des Candidats et Ressources, il est parfois nécessaire de mettre une évaluation en face d'une compétence. C'est le cas du champ Outils dans le DT par exemple, pour lesquels il faudra écrire l'outil et son évaluation comme suit : "Outil:Evaluation".

    S'il y en a plusieurs, les séparer par des virgules : "Outil1:Evaluation1, Outil2:Evaluation2".
    Ex : "Python:4, Jenkins:3"

PARTIE 2 : Importer les fichiers
  1. Une fois vos fichiers prêts pour l'import, rendez-vous dans Administration > Importer vos données (lien en bas à gauche)

    Admin-Importer.png

    La première étape consiste à sélectionner le type de données que vous souhaitez importer, et charger votre fichier.

    Step1.png

    Import des CV joints

    Pour importer des CV joints à vos fiches candidats et/ou ressources, référez-vous aux FAQ ci-dessous.

  2. Une fois le fichier chargé, une nouvelle étape s'affiche automatiquement.

    Step2.png

    Ici, il s'agit tout d'abord de spécifier le format du fichier, mais pas d'inquiétude : si vous avez bien suivi la Partie 1 vous n'avez pas besoin de modifier cette partie !

  3. Dans la partie en dessous, un tableau est affiché avec votre tableau Excel surmonté d'en-têtes de colonnes à choisir. Ce tableau permet en effet d'associer (ou "mapper") les colonnes du fichier Excel avec les champs disponibles dans BoondManager.

    Astuce

    Normalement, si vous avez utilisé nos fichiers modèles, toutes les colonnes sont reconnues. Si ce n'est pas le cas, les colonnes non reconnues apparaissent en rouge et vous pouvez alors choisir dans le sélecteur à quel champ BoondManager la colonne correspond.

  4. Enfin, en bas de page, l'outil vous affiche les champs qui ne sont pas bien reconnus, qui semblent erronés, ou qui diffèrent tout simplement de votre paramétrage personnalisé sur BoondManager.

    Step3.png

    Vous pouvez directement y corriger les valeurs, et même choisir par quelle valeur remplir lorsqu'il n'y a aucune information ("Valeurs vides", voir FAQ).

    Important

    Avant d'importer les données, et pour conserver tous les ajustements que vous avez réalisés durant cette étape, nous vous préconisons de télécharger le fichier "version finale" en cliquant sur le bouton Télécharger le CSV comme ci-dessous :

    T_l_charger_fichier_CSV_final.png

  5. Une fois que tout est prêt à être intégré dans BoondManager, retournez en haut à droite de la page, inspirez, expirez, et cliquez enfin sur Importer !  :)

    Step4.png

PARTIE 3 : Contrôler les données importées

Il est important de vous assurer de l'intégrité des données que vous venez d'importer, afin d'identifier tout de suite s'il y a un problème et le corriger avant que ces fiches soient utilisées. Nous vous préconisons donc quelques pistes efficaces pour vérifier qu'un import s'est bien passé :

S'assurer qu'il n'y a aucune erreur

Lorsque l'import débute, une notification bleue apparaît en bas à droite de votre écran pour confirmer que le traitement d'import a commencé.

Lorsque l'import se termine, une notification apparaît également au même endroit.

  • Si elle est verte, aucune erreur n'a été détectée lors de l'import et tout s'est bien passé.

  • Si elle est rouge, au moins une erreur a été détectée et il faut alors vérifier les données qui ont été importées. 

Contrôler aléatoirement un échantillon de fiches

Qu'une erreur ait été détectée ou pas, il est conseillé de prendre au hasard plusieurs fiches importées et vérifier que toutes les informations du fichier d'import s'y trouvent : contenu, affectation aux managers, sélecteurs bien alimentés, etc.

Pour ce faire vous disposez du filtre "Période" dans chaque liste de recherche pour filtrer sur la date de création et ainsi limiter la liste aux fiches créées par l'import.

F.A.Q.

Un message d'erreur s'est affiché mais je ne sais pas où est le problème, que faire ?

Les données que j'ai importées ne conviennent pas, comment revenir en arrière ?

  • Vous pouvez filtrer la liste de recherche concernée (liste des candidats par exemple) sur la date de création, et indiquer la date du jour de l'import. Il faudra ensuite procéder à la suppression, soit sur les fiches concernées uniquement soit en masse si l'import complet ne convient pas.

  • Attention cependant, si des fiches ont été créées manuellement le même jour que l'import, il faudra les décocher pour ne pas risquer de les supprimer.

Comment importer des CV joints à mes fiches candidats ou ressources ?

  • Les CV doivent être au format PDF ou Word pour être exploitables dans BoondManager

  • Rassemblez les fichiers CV dans une archive ZIP

  • Le fichier devra être visible par le serveur d'import : il faut donc le placer sur un drive ou un partage qui permette un accès extérieur (Partage de type "Public" le temps de l'import, qui pourra être désactivé ensuite)

  • Enfin, pour chaque fiche candidat ou ressource, indiquez le nom du fichier CV dans la colonne adéquate, en précisant l'extension.

  • Si votre archive ZIP contient une arborescence de dossiers, les noms de fichiers devront être notés sous la forme "dossier/fichier.extension"

    Ex : "MonCV.docx", ou "MonDossier/MonCV.docx" en cas d'arborescence

Je veux affecter mes actions importées à un contact CRM en particulier, comment faire ?

  • Il faut utiliser la colonne Fiche parente et y indiquer l'ID du contact concerné.

  • Pour trouver cet ID, rendez vous dans CRM / Contacts et cliquez sur la fiche du contact souhaité. En bas à gauche de la fiche, vous verrez apparaître son ID comme ci-dessous :

    IDContact.png

    Reportez alors le numéro dans la colonne Fiche parente pour attribuer l'action à ce contact.

Puis-je importer d'autres pièces jointes que les CV ?

Ce n'est pas prévu à l'heure actuelle, il faudra donc venir les ajouter après l'import lors de la phase de contrôle des données.

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S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

Boondmanager-Mascot-Desk-lg.png

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