ExtractBI vous permet de créer des extractions personnalisées en utilisant des requêtes SQL pour interroger directement les tables de votre base de données BoondManager.

L'application répond notamment aux besoins suivants :

  • Extraction personnalisée non fournie nativement par BoondManager
  • Construction de fichiers plats (CSV)
  • Extractions périodiques destinés à être intégrés dans un outil de BI

Sommaire

Installer et configurer l'accès à l'application

Avertissement

L'utilisation de cette app est réservée aux utilisateurs avertis ayant des connaissances en langage SQL et en bases de données relationnelles. Par ailleurs la configuration des requêtes nécessite d'avoir le droit d'accès sur l'Administration.

Installation

Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace > ExtractBI

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Configuration de l'accès des ressources à l'application

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Vous devez décider à qui est-ce que vous installez par défaut l'application :

  • Accessible uniquement des Managers autorisés : à vous de choisir quel manager a le droit d'accéder à l'application. Pour cela, il vous faut vous rendre depuis l'interface Administration dans le module Managers / Rôles, ouvrir les fiches compte/rôle concernées, puis cocher l'app CorporateDocs dans la rubrique Apps.
  • Accessible par tous les managers : tous les managers auront l'application installée par défaut. 
  • Accessible uniquement des managers autorisés & de toutes les ressources : Cette option sera identique à la première option et sera sans effet pour les intranets qui n'auront pas accès aux reportings.
  • Accessible de tous les managers & ressources : Cette option sera identique à la seconde option et sera sans effet pour les intranets qui n'auront pas accès aux reportings.

Recommandation

Nous vous recommandons de choisir "Accessible uniquement des managers autorisés" afin de choisir pour quels managers vous souhaitez activer l'app depuis Managers/Rôles.

Configuration générale de l'application

Choisir le destinataire des extractions périodiques

ExtractBI vous permet de configurer des requêtes qui s'exécutent à la demande, ou bien automatiquement selon une fréquence de votre choix. Ces requêtes vont générer les résultats dans un fichier CSV que vous pourrez télécharger.

Si vous choisissez de les exécuter automatiquement, le fichier CSV généré sera stocké sur le Centre de téléchargement. A cette fin, il vous faut choisir le manager qui aura accès à ces fichiers CSV, afin qu'il les retrouve dans son Centre de téléchargement (Nous préconisons de choisir ici un compte administrateur) :

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Pour aller plus loin :

Vous pouvez avoir besoin de transmettre les extractions à une tierce personne qui n'a pas d'accès à BoondManager. Pour cela, vous aurez besoin de cocher "Accès anonyme", ce qui vous permettra d'utiliser un lien de partage utilisable par quelqu'un qui ne serait pas connecté à BoondManager :

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Utilisation des modèles de requête

Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons des exemples de requêtes préconfigurées, disponibles dans l'onglet "Modèles de requête" :

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Vous pouvez y prévisualiser les requêtes, et si l'une d'entre elles vous intéresse, vous pouvez alors l'ouvrir et cliquer sur le "+" en haut à droite pour créer une nouvelle requête personnalisée à partir de ce modèle :

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Une fois la requête créée à partir du modèle, vous pouvez vous référer au chapitre suivant "Créer une requête" pour la modifier selon vos souhaits.

Créer une requête

Avertissement

La création de requête est réservée aux utilisateurs avertis ayant des connaissances en langage SQL et en bases de données relationnelles. Par ailleurs la configuration des requêtes nécessite d'avoir le droit d'accès sur l'Administration.

La configuration des requêtes s'opère dans l'Administration, dans la configuration de l'application :

Administration > Apps / Marketplace > onglet Apps > ExtractBI > bouton Configuration puis bouton Créer :

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Entrez tout d'abord le titre de la requête, qui vous permet d'identifier facilement de quelle extraction il s'agit. Vous pouvez compléter avec une description plus complète, puis préciser si l'extraction sera automatiquement lancée selon une fréquence donnée :

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Ensuite, renseignez la requête à proprement parler en séparant respectivement les clauses SELECT, FROM, WHERE, ORDER BY (facultatif) et GROUP BY :

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Important

A chaque étape de votre requête, un contrôle est réalisé pour s'assurer que la requête ne comporte pas d'erreurs. Vous pouvez visualiser le résultat de ce contrôle à l'aide de l'icône en haut à gauche de l'écran. Lorsque votre requête est correcte, une coche verte apparaît. Si vous ne voyez pas cette coche verte mais une croix rouge, votre requête ne pourra pas être exécutée par les utilisateurs :

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Vous pouvez alors enregistrer et prévisualiser / lancer la requête en suivant les étapes du chapitre suivant.

Prévisualiser les résultats

Une fois votre requête créée, vous pouvez contrôler la cohérence des résultats obtenus en prévisualisant ces derniers : 

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Un échantillon des premiers résultats s'affiche alors sous forme de tableau, et vous présente les données telles qu'elles seront extraites dans le fichier CSV :

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Lancer la requête

Pour générer le fichier complet des résultats, il vous faut lancer la requête. Vous pouvez réaliser cette action dans l'administration, au même endroit que pour la configuration de la requête, ou bien directement dans le menu Apps à gauche, en choisissant l'app ExtractBI.

A droite de chaque requête, un bouton "Lancer la requête" vous permettra de générer le fichier :

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Il vous est alors proposé de produire le fichier avec des titres de colonnes en français ou en anglais, et un encodage de votre choix. Cliquez enfin sur Extraire pour générer le fichier et le télécharger :

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Partager la requête avec un autre manager

Les requêtes configurées peuvent être partagées avec un autre manager (un co-dirigeant par exemple). Pour cela, entrez dans la fiche de la requête et cliquez sur "Partagé avec". Vous pourrez alors choisir le second utilisateur pouvant lancer cette requête :

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Nota Bene : L'utilisateur choisi pourra lancer la requête mais ne pourra pas la modifier.

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S'il vous reste des questions sans réponse alors n'hésitez surtout pas à contacter notre service Support qui reste à votre écoute :

Contacter le support

Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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