Le module achat peut être utilisé à plusieurs fins dans Boond et notamment pour gérer vos achats de structure, et donc vos factures fournisseurs (pour les achats de sous-traitance, c'est par ici).
N'hésitez pas consulter le webinar sur les achats présenté en mai 2021 :
Sommaire
Par défaut dans Boond, vous pouvez créer un achat de type divers ou un achat de prestation. L'achat de prestation est réservé aux collaborateurs externes en mission alors que les achats divers correspondent aux frais liés à votre société.
Pour améliorer votre gestion des achats de structure, vous pouvez créer plusieurs catégories.
Paramètrage dans l'administration
Pour cette partie, vous avez besoin de l'accès à l'Administration.
Vous pouvez tout à fait utiliser le module achat sans changer les paramètres par défaut proposés par Boond.
Au niveau de l'agence juridique
Suivez le chemin suivant :
Administration > Agence juridique > cliquez sur l'agence souhaitée > Onglet Configuration avancée > Encart Paramètres des achats
Vous pouvez indiquer ici le paramètrage par défaut que vous souhaitez retrouver lorsque vous créez un achat, le but étant de gagner du temps lors de la saisie.
Vous pourrez personnaliser ces éléments directement sur votre fiche achat si toutefois il y en avait le besoin.
Au niveau des paramètres globaux
Comme indiqué plus haut, vous pouvez créer plusieurs catégories d'achat. Cela vous aidera à utiliser les filtres de manière plus efficace pour retrouver vos achats, mais aussi les catégoriser et les analyser grâce aux reportings. Voici le chemin à suivre :
Administration > Paramètre globaux > Divers > Catégories des achats
Pensez bien à enregistrer.
Attention : tout changement en paramètrage à un impact sur votre outil. Ainsi, si une catégorie existante est renommée, alors toutes les fiches affectées auront l'information modifiée également.
Achats > Vue achat
Appuyez sur le bouton + en haut à droite pour créer un achat. Vous accédez alors à la fiche achat.
Configurer l'achat
(Astuce : cliquez sur l'image pour l'agrandir !)
Sur votre fiche achat, vous n'avez plus qu'à indiquer :
- Le titre de votre achat
- Son type : unitaire, mensuel, trimestriel, annuel
- Sa date ainsi que sa durée selon son type
- Le montant HT unitaire ou le montant de chaque échéance
- La quantité
- La catégorie d'achat
Toutes ces informations vont permettre à Boond de calculer le montant global de l'achat mais également de l'imputer au bon endroit dans vos reportings.
Sur la droite, vous pouvez ensuite vérifier les conditions et mode de réglement ainsi que la TVA à appliquer.
Avant d'enregistrer, vous pouvez choisir de créer automatiquement les paiements qui seront associés à l'achat et de les mettre au statut planifié, confirmé ou réglé. Cette fonctionnalité vous permet par exemple d'anticiper vos coûts de loyer sur tous les mois à venir et ainsi les faire ressortir sur le reporting (indicateur "coût de fonctionnement" et "achats de structure").
Pour aller plus loin, vous pouvez également rattacher l'achat à un fournisseur préalablement créé dans votre CRM (société + contact associé) et ainsi retrouver facilement vos achats. Cela vous permettra également de lui attribuer un RIB et de générer directement un fichier XML à intégrer dans votre interface bancaire pour effectuer vos ordres de virements.
Pour en savoir plus, n'hésitez pas à visionner le tutoriel sur l'App SEPA.
Configurer les paiements
Depuis votre fiche achat, sur l'encart "Informations complémentaires" vous pouvez choisir :
- Les conditions de règlement à appliquer : cela conditionnera ensuite la date de paiement
Par ex. Si la facture est reçue au 31 mars et que vous avez indiqué dans les conditions de réglement "30 jours net" alors la date prévue de règlement sera au 30 avril. - Le mode de règlement : virement, CB, prélèvement, ...
Cela vous permettra de filtrer par mode de paiement dans la vue paiement du module Achat mais aussi vous servir de Sepa pour payer uniquement les achats en virement par exemple. - La TVA à appliquer à votre achat.
Créer les paiements
Les paiements peuvent se créer automatiquement ou manuellement en fonction de l'option choisie au moment d'enregistrer pour la première fois votre fiche achat.
Quel impact ?
- Manuelle : ce sera à vous de créer manuellement chaque ligne de paiement dans l'onglet relatif.
- Automatique dans l'état Planifié : tous les paiements de votre achats vont se créer en fonction du type sélectionné et du nombre d'échéances. A l'état Planifié, le paiement ne sera pas pris en compte dans les reportings, on part du principe ici que vous n'avez pas reçu la facture définitive et n'êtes donc potentiellement pas encore certains du montant.
- Automatique dans l'état Confirmé : tous les paiements de votre achats vont se créer en fonction du type sélectionné et du nombre d'échéances. A l'état Confirmé, le paiement sera pris en compte dans les reportings. Dans ce cas-ci tout est en ordre pour lancer le paiement, on part du principe que vous avez reçu la facture et confirmé le montant.
Cela est pratique pour le loyer par exemple, les montants sont connus à l'avance et vous avez ainsi une vision plus précise de vos reportings sur la durée. - Automatique dans l'état Réglé : tous les paiements de votre achat vont se créer en fonction du type sélectionné et du nombre d'échéances. A l'état Réglé, le paiement sera pris en compte dans le reporting. On part du principe que l'achat a déjà été payé.
Cela sera le cas par exemple pour les paiements en comptant par CB.
Suivre les paiements
Pour suivre les paiements facilement voici le chemin à suivre :
Achats > Vue Paiements
(Astuce : cliquez sur l'image pour l'agrandir !)
Ce qui va être intéressant dans la vue Paiements est d'ouvrir les filtres avancés et choisir dans période : date prévue de règlement et choisir "ce mois".
Vous pouvez ensuite filtrer sur les catégories d'achats qui vous intéressent mais également l'état des paiements afin de ne voir que ceux qui sont à l'état "confirmé" ou "planifié". Cela vous permet de vérifier les montants et de mettre tous vos paiements à "confirmé" et ainsi préparer le paiement des frais du mois.
Vous pouvez noter que la colonne "Date" correspond à la date indiquée dans la fiche achat alors que la colonne "paiement prévu" correspond à la date de réception de la facture indiquée à laquelle on ajoute les conditions de règlement prévue (ex. 30 jours net).
Une fois la vérification effectuée, vous pouvez décider d'extraire sous Excel la liste de vos paiements prévus sur le mois pour transmission à votre comptable. La fonction d'export quant à elle, vous permet de télécharger l'ensemble des pièces jointes justificatives sous un fichier zip.
Pour aller plus loin sur le règlement de vos paiements, vous pouvez utiliser l'App SEPA comme indiqué plus haut afin d'intégrer les RIB de vos fournisseurs et ainsi générer un fichier XML qui vous permettra de réaliser vos ordres de virement.
Si cette fonctionnalité vous intéresse, vous pouvez consulter le tutoriel : Sepa
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