L'application Projects+ vous permet de déroger au calcul classique du CA de production (en fonction des temps pointés) en le rendant soit proportionnel à l'avancement du projet, soit en le limitant au CA signé.

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Configuration

Installation de l'application

Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace

Pour cette étape, il vous suffit de :

  • Chercher puis ouvrir l'application Projects+
  • Cliquer sur Installer
Configuration de l'application

Vous pouvez ici fixer les règles globales de calcul ainsi que les types de projets qui seront suivis sur Project+

Mode de calcul du CA de Production

Vous pouvez choisir ici le mode de calcul par défaut que vous souhaitez appliquer :

  • Manuel : si vous souhaitez forcer manuellement vos CA de production.
  • CA signé x Avancement : le chiffrage du CA de production se fera proportionnellement à l'avancement du projet, qui sera à saisir mois par mois.
  • Charge consommée x tarif de vente + frais refacturés + achats refacturés, capé au CA signé : le chiffrage du CA de production se fera comme d'habitude mais sera limité au CA signé du projet. Au delà, toute production pointée ne génèrera plus de CA sur ce projet.

Mode de saisie du reste à faire

Il existe trois niveaux de détail possible pour la saisie de l'avancement du projet (reste à faire exprimé en jours) :

  • au Global sur le projet : vous renseignez tous les mois un reste à faire total pour le projet, sans détail.
  • par Groupement si vous avez créé des groupements de prestations et que vous souhaitez indiquer tous les mois le reste à faire pour chacun d'entre-eux.
  • par Ressource si vous souhaitez saisir un avancement pour chaque collaborateur

Mode de saisie du taux de CA de production par ressource

Cette option permet de pondérer le CA de production par ressource, à l'aide d'un pourcentage de pondération, pour exprimer la participation de chaque collaborateur dans le CA produit, indépendamment des temps pointés. Cela permet par exemple de mettre en évidence les écarts de productivité entre des collaborateurs ayant des niveaux de séniorité différents.

Il existe 3 options ici :

  • Automatique : Le Taux de CA de Production sera la proportion des temps déclarés dans le mois par la ressource par rapport aux temps totaux déclarés sur ce même projet
  • Manuel : Vous souhaitez gérer manuellement ce pourcentage plutôt qu'il soit calculé automatiquement
  • Désactivé : Vous ne souhaitez pas le renseigner. Dans ce cas, le CA de Production des ressources (pour ces projets) sera toujours à 0€

Etats des projets gérés par l'agent automatique

L'agent automatique est un calcul quotidien qui passe sur tous les projets qui sont dans l'un des états choisis ici (il est conseillé d'en créer un spécial pour cette utilisation).
L'agent actualise les CA de production en fonction des temps pointés dans les feuilles de temps, et n'agit donc que sur les projets de Projects+ dont le CA de production est capé au CA signé (3e mode de calcul du CA de production décrit ci-dessus)

Choix des types de projets qui seront pilotés par Projects+

Afin de ne pas perturber l'ensemble de vos projets avec cette gestion, vous devez indiquer à votre interface quels types de projets seront pilotés par l'application Projects+. En faisant cela, seuls ces projets auront un calcul du CA de Production géré par cette application et les autres continueront à fonctionner avec le fonctionnement que vous connaissez déjà.

Pour faire cela, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

  • Vous rendre dans l'administration > Paramètres globaux > onglet "Besoins/Projets" > rubrique "Paramètres des projets"
  • Cliquez sur "Modifier" en dessous du champ "Types de projets dont le CA de production & le reste à faire sont gérés depuis l'application Projects+"
  • Ajouter les typologies de projets concernées
  • Enregistrer
Autoriser vos managers à l'utiliser

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Vous devez décider à qui est-ce que vous installez par défaut l'application :

  • Accessible uniquement des Managers autorisés : à vous de choisir quel manager a le droit d'accéder à l'application. Pour cela, il vous faut vous rendre depuis l'interface Administration dans le module Managers / Rôles, ouvrir les fiches compte/rôle concernées, puis cocher l'app Projects+ dans la rubrique Apps.
  • Accessible par tous les managers : tous les managers auront l'application installée par défaut. 
  • Accessible uniquement des managers autorisés & de toutes les ressources : Cette option sera identique à la première option et sera sans effet pour les intranets qui n'auront pas accès aux reportings.
  • Accessible de tous les managers & ressources : Cette option sera identique à la seconde option et sera sans effet pour les intranets qui n'auront pas accès aux reportings.

Recommandation

Nous vous recommandons de choisir "Accessible uniquement des managers autorisés" afin de choisir pour quels managers vous souhaitez activer l'app depuis Managers/Rôles.

 

 

Différents modes de pilotage du CA de Production

Charge consommée x Tarif de vente + Achats/CA/frais refacturés, capé au CA Signé

Ce mode de calcul rejoint le mode de calcul habituel proportionnel au temps pointés, mais en limitant au CA signé du projet. Ce fonctionnement est appelé plus communément "régie capée".

L'intérêt est d'identifier à partir de quel moment la production ne rapporte plus rien en CA, dans les cas où le projet a été négocié comme une régie mais avec un montant maximum. Au delà de ce montant maximum, le CA produit sera valorisé à 0 et on entamera alors la marge du projet.

Pas d'impact sur la facturation

Attention cependant : ce mode de calcul n'impacte pas la facturation des projets et ne bloquera pas la facturation des temps au delà du CA signé. Vous gardez ainsi la possibilité de décider s'il faut facturer malgré tout les temps qui dépassent le CA signé.

CA Signé x Avancement

Il s'agit ici de chiffrer le CA de production en fonction de l'avancement du projet, et non en fonction du temps qui a été pointé.
On entend par avancement le rapport entre la consommation et la charge totale ré-évaluée (consommation + Reste à faire).

Si vous souhaitez changer de mode de saisie en cours de projet, attention !

Si vous le changez alors vous perdrez les reste à faire déjà saisis précédemment. Il faudra alors re-saisir les restes à faire des mois précédents pour retracer l'avancement de votre projet mois par mois.

Reste à faire global du projet

Dans ce mode, vous allez pouvoir saisir un reste à faire en nombre de jours pour le projet entier, indépendamment des collaborateurs qui travaillent sur le projet ou des groupements qui auraient été créés.
Le CA de production est donc le total du CA signé multiplié par le pourcentage d'avancement du projet.

Reste à faire par groupement

Ce mode ne concerne bien sûr que les projets sur lesquels vous avez créé des groupements.
Vous pouvez alors saisir un reste à faire pour chaque groupement et le CA de production total du projet sera calculé en additionnant les CA de production de chaque groupement (CA signé du groupement x pourcentage d'avancement)

Reste à faire par ressource

Ici, le reste à faire sera à saisir prestation par prestation, c'est donc le mode le plus détaillé.
Le CA de production total du projet sera calculé en additionnant les CA de production de chaque prestation (CA signé de la prestation x pourcentage d'avancement)

Manuel

Ce mode, comme son nom l'indique, permet de renseigner manuellement le CA de production pour chaque projet suivi dans Projects+.

 

 

Navigation et Reporting

Vue d'ensemble de vos projets

>> Apps / Projects+

La vue d'ensemble vous permet de consulter d'un coup d'oeil l'ensemble des projets que vous avez choisi de gérer dans Projects+.

Vous y retrouvez notamment la dernière période ayant été mise à jour (colonne Dernière période MAJ) qui est également triable : en un clic vous pouvez voir quels projets n'ont pas encore été mis à jour.

Les colonnes suivantes vous proposent les indicateurs d'avancement principaux du projet, avec notamment l'Ecart prévisionnel qui vous alertera sur les éventuels projets qui prennent du retard. 

Enfin, la dernière colonne de Delta HT vous donnera une vision de l'encours de facturation, plus précisément la différence entre le CA de production et le CA effectivement facturé au client.

 

Suivre l'avancement de votre projet

En ouvrant l'un des projets, vous arrivez sur le suivi du projet et de l'avancement de celui-ci mois par mois.

 

En premier lieu, vous retrouvez les indicateurs principaux du projet : Charge, CA, coûts, marges, rentabilités. Ce récapitulatif se mettra à jour au fur et à mesure de l'évolution du projet.

 

En dessous, trois onglets vous sont proposés : Global, Groupements, Ressources. Chacun présente les indicateurs de suivi avec son propre niveau de précision.

 

Grâce aux boutons de navigation, vous pouvez consulter les mois précédents / suivants pour voir les informations mois par mois sur toute la période du projet.

 

Les champs Reste à faire sont saisissables en fonction du mode choisi dans la configuration de l'application (ou bien du projet en bas de page) : vous pouvez y indiquer le nombre de jours restants à prévoir sur le projet, sur les groupements ou encore ressource par ressource en fonction de ce choix.

 

Sur la ligne CA de production, une icône vous permet de passer d'un calcul automatique quotidien à un calcul automatique immédiat, puis à une saisie manuelle.

Vous pouvez ainsi agir sur le CA de production comme bon vous semble même si vous avez paramétré un certain mode de calcul par défaut.

Le bouton reviendra systématiquement sur le robot lorsque vous revenez sur cet écran : c'est normal, par défaut l'agent automatique de calcul va passer sur tous les projets qui sont dans l'un des états choisis dans la configuration de l'application (voir partie configuration ci-dessus).

 

Enfin, dans la configuration en bas de page, vous pouvez modifier les modes de calculs et de saisie si vous souhaitez gérer différemment pour ce projet. Les règles et bonnes pratiques pour choisir ces modes sont les mêmes que celles décrites dans la configuration de l'application ci-dessus.

 

Impact sur les reportings

Cette rubrique vous permettra de savoir quels chiffres de vos reportings seront impactés et quels chiffres ne le seront pas.

Impact sur le reporting Projets

Les données par Projects+ impacteront les indicateurs suivants :

  • CA total de production
  • Marge brute production
  • Rentabilité brute production
  • CA production / ressource (à condition que le taux de CA de production par ressource soit saisi/calculé)

N.B. : L'indicateur "Reste à faire" ne remontera pas en revanche car nous ne serons pas capable de gérer le reste à faire pour l'ensemble des périodes pouvant être requêtées via ce module Reporting. Pour voir l'état du Reste à faire à un instant T, nous vous invitons à utiliser directement la vue Projects+

 

Impact sur le reporting Ressources

Les données par Projects+ impacteront les indicateurs suivants à condition que le taux de CA de Production par ressource soit saisi/calculé sur vos projets :

  • CA total de production
  • CA production / Projet

N.B. : L'indicateur "Reste à faire" ne remontera pas en revanche car nous ne serons pas capable de gérer le reste à faire pour l'ensemble des périodes pouvant être requêtées via ce module Reporting. Pour voir l'état du Reste à faire à un instant T, nous vous invitons à utiliser directement la vue Projects+

 

Impact sur le reporting "synthèse globale"

Il est à noter que tous les indicateurs liés à la production seront impactés dans la mesure ou le CA de production sera celui qui a été calculé ou saisi dans Projects+. Dès lors, les CA, marges et rentabilités ainsi que les indicateurs découlant du CA de production tiendront compte de ces cas particuliers gérés dans Projects+. 

 

 

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Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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