Automatisez et connectez vos différents outils grâce à Integromat

Integromat est une application qui a été pensée pour vous aider à connecter vos différents outils entre eux afin de réaliser automatiquement certaines actions d'un outil à l'autre selon vos besoins.

Voici quelques exemples d'intégration que vous pourriez imaginer : 

  • Automatiser la création d'un candidat, d'une société, d'un contact ou encore d'un besoin lorsqu'un formulaire de votre choix a été rempli, ou suite à la réponse à un questionnaire
  • Créer une action dans BoondManager dès qu'un évènement est ajouté à votre calendrier
  • Créer une action dans BoondManager dès qu'un mail est reçu sur une adresse email
  • Créer une ressource dans BoondManager dès qu'un candidat de votre ATS est marqué comme recruté
  • Mettre à jour automatiquement les états de vos factures si vous disposez d'un outil de rapprochement bancaire (outil de comptabilité ou autre, etc...)
  • Poster un message dans un channel Slack à chaque création d'un besoin, candidats, projet, ...
  • Poster un message dans un channel Teams à chaque fois qu'un besoin est gagné
  • Ajouter un candidat/contact à votre newsletter à chaque fois qu'un candidat/contact est créé
  • Mettez à jour un contact/candidat dans BoondManager à chaque fois que celui-ci se désabonne de notre newsletter
  • etc...

Nous allons ici vous présenter quelques exemples de ces intégrations afin de vous familiariser avec les possibilités offertes.

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Vérifiez vos autorisations !

Pour pouvoir utiliser les intégrations d'Integromat avec BoondManager vous aurez besoin de vous connecter via une authentification Basic. Pour cela, vous devez activer l'autorisation qui se trouve dans la configuration de votre fiche > onglet "Sécurité" > champ "Autoriser l'appel aux API Rest via l'authentification BasicAuth".

N'oubliez pas de l'activer car si vous ne le fates pas vous aurez un message d'erreur vous empêchant d'avancer.

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Sommaire

Qu'est-ce qu'un Scénario ? A quoi cela sert-il ?

Définition d'un Scénario

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Un trigger initial (déclencheur) permet de lancer automatiquement l’exécution du scénario lorsque la règle correspondante est vérifiée (ex : envoi d’un nouveau formulaire, réception d’un email d’un émetteur particulier, …). Un Scénario est l’association d’un trigger (ou déclencheur) et d’une ou plusieurs actions. Chaque trigger et action est mis à disposition par un outil ou une application (BoondManager, Gmail, TypeForm, Zendesk…) et permet d’interagir avec l’outil concerné.

Le scénario va ensuite effectuer les actions une à une jusqu’à ce que la dernière soit réalisée.

Qu'est-ce qu'il permet ?

Chaque action Integromat permet, à partir de données d’entrée (nom, prénom, adresse mail…), d’effectuer directement une action dans l’application BoondManager mais aussi, à l'inverse, de récupérer des informations de BoondManager pour les envoyer vers une autre application.

Utilisation des webhooks BoondManager pour déclencher un scénario

Afin que vous puissez déclencher des process lorsqu'un évènement se passe dans BoondManager, nous vous mettons à disposition un bon nombre de webhooks.

Pour plus d'informations, voir le tutoriel dédié pour créer votre premier webhook dans BoondManager : Activer et utiliser les webhooks

Utiliser les webhooks avec Integromat

Dans votre scénario Integromat, choisissez Webhooks en tant que première étape de déclencheur :

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Sélectionnez ensuite Custom webhook puis Add et donnez un nom à votre webhook :

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Enfin, copiez-collez l'adresse URL proposée par Integromat dans votre webhook dans BoondManager en suivant le tutoriel mentionné plus haut (Activer et utiliser les webhooks) : 

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Attention à l'enchaînement dans vos scénarios Integromat

Attention à ne pas créer des scénarios se basant sur des webhooks très fréquents car vous risquez de multiplier les actions automatisées. Soyez par exemple vigilant avec le webhook de création d'action qui peut se déclencher des dizaines de fois par jour en fonction de l'utilisation par vos équipes. N'hésitez pas à utiliser un filtre derrière ce webhook si vous souhaitez déclencher d'autres étapes selon certaines conditions (type d'action, type d'évènement, ...)

Autres déclencheurs possibles pour un scénario

Si votre scénario s'appuie sur un évènement extérieur à BoondManager, vous pouvez également utiliser bon nombre d'autres applications externes qui déclencheront votre scénario :

  • Ajout d'une ligne dans un tableur Google Sheets, Excel ou autre
  • Réception de réponses à un formulaire TypeForm, Google Forms ou même par webhook externe
  • Evènements spécifiques de vos autres applications, les possibilités sont infinies !

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Exemples d'utilisation mis à disposition par Integromat

Integromat met à disposition bon nombre d'intégrations prêtes à l'emploi : Voir les intégrations

Les Actions possibles suite au déclenchement du scénario

Afin d'automatiser la lecture, création ou encore mise à jour de fiches selon les process que vous avez, définis vous pouvez utiliser des enchaînements d'Actions.

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Les actions de type "Recherche"

Ces actions servent principalement à récupérer les informations d'une fiche afin d'enchaîner d'autres actions derrière (vérifier si la fiche existe, la mettre à jour, ...).

Quelques exemples de recherches disponibles à ce jour :

  • Actions
  • Ressources et candidats
  • Sociétés et Contacts CRM
  • Besoins

Les actions de type "Création"

Ces action permettent d'automatiser la création d'objet dans BoondManager. Cela vous permet notamment d'approvisionner automatiquement votre Base de Données BoondManager sans avoir à saisir manuellement certaines informations recueillies dans vos autres applicatifs.

Quelques exemples de créations disponibles à ce jour :

  • Actions
  • Ressources et candidats
  • Sociétés et Contacts CRM
  • Besoins

Les actions de type "Mise à jour"

Ces action permettent d'automatiser la mise à jour de données dans BoondManager. Cela vous permet notamment de vous assurer que vos infos saisies dans BoondManager recueillies sont bien synchronisées avec vos autres applicatifs.

Quelques exemples de mises à jour disponibles :

  • Actions
  • Ressources et candidats
  • Sociétés et Contacts CRM
  • Besoins

Vous avez à disposition les actions mentionnées ci-dessus ainsi que des exemples de scénarios prêts à l'emploi.  Vous êtes donc libres de réutiliser directement ces scénarios ou de créer les vôtres à partir des actions de BoondManager et d’autres outils (TypeForm, Gmail…) !

Attention aux boucles infernales !!

Attention à ne pas créer des boucles "sans fin". Si par exemple vous créer un scénario qui se déclenche lors de la mise à jour d'un évènement et que dans ce même scénario vous allez mettre à jour un même type de fiche alors vous risquez d'avoir une boucle qui ne s'arrêtera pas. Du moins, pas tant que vous n'aurez pas expiré vos crédits et par conséquent cela peut consommer tout le forfait Integromat que vous auriez payé.

Exemples d'utilisation des Actions

Créer un candidat dans BoondManager à chaque soumission d'un questionnaire

Ce type d'intégration vous sera utile si vous cherchez un moyen simple de mettre à disposition un formulaire de candidature à vos candidats. Un tel interfacage permettra de travailler à partir d'un questionnaire (Typeform, autres) et d'importer dans BoondManager toutes les informations saisies par le candidat.

Créer un besoin dans BoondManager à chaque soumission d'un questionnaire

Exactement pareil que pour le point expliqué ci-dessus mais cette fois-ci avec la création d'un besoin (et potentiellement de la fiche société/contact CRM associée si elle n'existe pas déjà) à chaque soumission d'un questionnaire.

Et bien d'autres déclinaisons possibles

Vous pourriez par exemple vous servir de questionnaires et des actions mises à disposition pour :

  • Mettre à jour des fiches en choisissant vous-même les champs obligatoires
  • Créer des actions mises en forme avec les réponses obtenues à un questionnaire
  • Récolter des documents et les joindre automatiquement dans les bonnes fiches

 

 

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Tel : (+33) 03 62 27 61 05

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